Ambtsbericht / Circulaire 24 juni 1941 De Bedrijfseconomisch Adviseur (ondertekend door [Hesling?]) [Linksboven, gestempeld/geschreven:]
Nº 614 L.M. 1941 26/6
Nº 7/22/2 M. 1941 20/6
Gezien

[Rechtsboven, handgeschreven:]
Marktw.

[Midden/Rechts:]
Amsterdam, 24 Juni 1941.
[Handgeschreven paraaf/naam: Mr. Th. Müller?]
[Rond stempel met cijfer 2]

Bureau voor Organisatie en Efficiency.
Onderwerp: Jaarstaat exploitatie motorvoertuigen.
No. 1059 Fin. 1941. Doss. 25.7

In aansluiting aan de U bij besluit van 6 Juni 1941 toegezon-
den aanvulling op de regeling voor de exploitatiestaten van motor-
voertuigen bericht ik U, dat mij nog enkele vragen bereiken in ver-
band met abnormale omstandigheden van exploitatie. Ik zal U langs
dezen weg op de hoogte houden van in verband daarmede alsnog wen-
schelijke aanvullingen. Beleefd verzoek ik U de uniformiteit der
gegevens te helpen bewaren door hiermede rekening te houden.
Ik heb de eer thans Uw aandacht op het volgende te vestigen:

Opgelegde wagens:
Rente en afschrijving van wagens, die langeren tijd opgelegd
zijn behooren niet in de gewone exploitatiecijfers tot uitdrukking
te komen.
U gelieve daarom voor deze wagens de gegevens op de volgende
wijze te behandelen:
Rente en afschrijving worden voor de periode van opleggen niet
in de gewone cijfers opgenomen, doch zijn, uitsluitend ten behoeve
van deze overzichten, als uitgesteld te beschouwen. Onderhoudskos-
ten e.d. voor deze periode zijn, indien van beteekenis, aan de ach-
terzijde van het formulier apart te vermelden. Aldaar is ook aan te
geven de datum van opleggen resp. weder in bedrijf nemen.

[Handgeschreven handtekening: Hesling]
Bedrijfseconomisch Adviseur.

[Linksonder, handgeschreven annotatie:]
1 Afschr. voor Hr. Müller
1/7 - '41 [Paraaf]

Aan Heeren
Hoofden van Diensten, Bedrijven
en Administratiën. Dit document is een administratieve instructie betreffende de boekhoudkundige verwerking van bedrijfsvoertuigen die buiten gebruik zijn gesteld ("opgelegd"). De kernpunten zijn:
* Uniformiteit: De adviseur benadrukt het belang van eenduidige gegevensverstrekking door alle gemeentelijke diensten.
* Boekhoudkundige scheiding: Rente en afschrijving van niet-actieve voertuigen mogen de reguliere exploitatiecijfers niet vervuilen. Deze kosten moeten als "uitgesteld" worden aangemerkt.
* Transparantie: Eventuele onderhoudskosten voor deze stilstaande wagens en de data van buiten- en ingebruikstelling moeten specifiek op de achterzijde van de formulieren worden vermeld.
* Terminologie: De spelling is conform de destijds geldende normen (bijv. "behooren", "dezen weg", "beteekenis"). Het document dateert van juni 1941, ruim een jaar na het begin van de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. De term "abnormale omstandigheden van exploitatie" is een ambtelijk eufemisme voor de oorlogssituatie.

Door brandstofschaarste, vordering van voertuigen door de bezetter of het simpelweg ontbreken van onderdelen, moesten veel gemeentelijke diensten (zoals de reiniging, marktwezen of publieke werken) een groot deel van hun wagenpark "opleggen" (stallen zonder te gebruiken). Deze brief illustreert hoe de Amsterdamse bureaucratie, onder leiding van het Bureau voor Organisatie en Efficiency, de administratieve processen trachtte aan te passen aan de beperkingen en economische realiteit van de bezettingstijd.