Dienstbrief / Inventarisatieverzoek. 21 maart 1941. Gemeentelijk Materialenbureau, Amsterdam (Oudezijds Achterburgwal 213). [Linksboven: Logo van de gemeente Amsterdam (drie kruisen)]
Telefoon 43321, 43130
Toestellen 483, 568, 569, 576

[Groot paars stempel bovenaan]
№ 100 / 1/4 M. 1941 22/3

[Rechtsboven]
Verzoeke bij beantwoording datum en nummer van dezen brief te vermelden

No. 13a/13 G.M.B. Amsterdam, 21 Maart 1941.

Gemeentelijk Materialenbureau
Oudezijds Achterburgwal 213 Amsterdam (Centrum)

Aan:
Heeren Hoofden van Diensten en Bedrijven. [Handgeschreven in rood potlood/inkt: Mr. Jonker]

Hierbij verzoek ik U beleefd mij vóór 2 April a.s. te willen opgeven hoe groot op 31 Maart 1941 Uw voorraad was van:
toiletzeep in kg en in stuks,
huishoudzeep in kg en in stuks,
zeep in poedervorm in kg,
andere soorten in kg en in stuks.

Het Hoofd van het Gemeentelijk Materialenbureau,
[Handtekening]
P. de Kruijff

[Linksonder in de kantlijn]
2000-'10-'40 * Onderwerp: Het document is een formele oproep tot het opgeven van de voorraad zeep binnen de verschillende gemeentelijke diensten van Amsterdam. Er wordt onderscheid gemaakt tussen toiletzeep, huishoudzeep, zeeppoeder en overige soorten.
* Vormgeving: Het betreft een voorgedrukte brief op officieel briefpapier van de Gemeente Amsterdam. De tekst is getypt met een schrijfmachine. De paarse en rode toevoegingen duiden op een administratieve verwerking door het ontvangende bureau.
* Termijnen: Er is sprake van een strakke deadline: de brief is gedateerd op 21 maart en de gegevens moeten uiterlijk 2 april binnen zijn, gebaseerd op de voorraadstand van 31 maart.
* Authenticiteit: De handtekening van P. de Kruijff en het specifieke archiefnummer bevestigen dat dit een officieel stuk is uit de gemeentelijke administratie. * Historische periode: De brief dateert van maart 1941, tijdens de Duitse bezetting van Nederland in de Tweede Wereldoorlog.
* Schaarste en Distributie: In deze periode was er al sprake van ernstige tekorten aan grondstoffen. Zeep was een van de eerste producten die op de bon ging (reeds in juli 1940). De centrale overheid en de gemeentelijke apparaten moesten streng toezien op de voorraden om distributie mogelijk te maken en verspilling of hamsteren tegen te gaan.
* Het Materialenbureau: Dit bureau was verantwoordelijk voor de centrale inkoop en beheer van goederen voor de Amsterdamse gemeentelijke diensten. Dergelijke inventarisaties waren noodzakelijk om te bepalen hoeveel rantsoenbonnen of toewijzingen er nodig waren voor de voortgang van de publieke diensten.
* Oorlogsadministratie: De nauwkeurigheid waarmee gewicht (kg) en aantallen (stuks) worden opgevraagd, illustreert de bureaucratische controle die kenmerkend was voor de distributie-economie tijdens de oorlogsjaren.