Administratief bijblad/geleideformulier (Model No. 14) Onbekende dienst (verwijst naar "mijn dienst") Comm. Smeeroliën (Commissie Smeeroliën) [Gedrukt kader linksboven:]
BIJBLAD VAN:
M. No. 100/5/11 1941
DOORGEZONDEN: 10/6-141.

[Handgeschreven tekst, rechtsboven:]
Comm. Smeeroliën

[Handgeschreven tekst, midden:]
N. aanl. v. Uw brief No. 5-100 d.d. 9-6-41
deel ik U mede dat de [doorstreept: bij] voor mijn
dienst geen poetskatoen wordt gebruikt.

[Rechtsonder, paraaf met datering:]
[Paraaf]
18/6-41

[Centraal onder, grote rode handgeschreven notatie:]
100/5/13 M
21/6/41 [Paraaf]

[Gedrukte tekst, linksonder:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document is een administratief "Bijblad", een formulier dat werd gebruikt binnen de Nederlandse overheid (waarschijnlijk het Ministerie van Algemene Zaken, gezien de voetnoot "Alg. Zaken Model No. 14") voor de interne afhandeling van correspondentie.

• Onderwerp: Het document betreft de inventarisatie van het gebruik van poetskatoen. De afzender geeft aan dat er voor zijn specifieke dienst geen poetskatoen wordt gebruikt. Dit is een reactie op een eerdere brief van 9 juni 1941.
• Adressering: Het is gericht aan de "Comm. Smeeroliën". In oorlogstijd waren smeerolie en aanverwante schoonmaakmaterialen zoals poetskatoen schaarse goederen die onder strikte distributie of controle stonden.
• Administratieve procesgang:
  • De brief waarnaar verwezen wordt is van 9 juni.
  • Op 10 juni is het formulier doorgezonden (linksboven).
  • Op 18 juni is er een actie of paraaf gezet door een medewerker (rechtsonder).
  • Op 21 juni is het stuk definitief gearchiveerd of verwerkt onder dossiernummer 100/5/13 M (rode inkt). Het document dateert van juni 1941, ruim een jaar na het begin van de Duitse bezetting van Nederland. In deze periode nam de schaarste aan grondstoffen en industriële materialen snel toe. De bezetter en de Nederlandse bureaucratie stelden commissies in om de distributie van essentiële goederen (zoals olie en textiel) te reguleren.

Poetskatoen was essentieel voor het onderhoud van machines en wapens. De vraag of een bepaalde dienst dit materiaal "gebruikt", paste binnen de brede inspanningen om het verbruik van schaarse materialen te minimaliseren en de beschikbare voorraden in kaart te brengen voor centrale toewijzing. De zorgvuldige, bijna overdreven administratieve afhandeling van een relatief triviale mededeling (dat er geen katoen wordt gebruikt) is kenmerkend voor de ambtelijke nauwgezetheid van die tijd.