Formele kennisgeving / begeleidende brief bij retourzending. 12 december 1941 (afgeleid van stempel "12/12" en jaar "1941"). DEPARTEMENT VAN HANDEL, NIJVERHEID EN SCHEEPVAART.
UITVOERING DER DISTRIBUTIEWET 1939.
RIJKSBUREAU VOOR AARDOLIEPRODUCTEN.

TELEFOON 11.63.44*
TELEGRAMADRES: RIJKSAARDOLIE
GIRONUMMER: 3625.00

's-GRAVENHAGE, datum, postmerk.
ZEESTRAAT 100-104

№ 100/5/29 M. 1941 12/12 [stempel/handschrift]

Sectie I (Smeeroliën)
nr. 211

Aan aanvragers, die formulier te vroeg hebben ingezonden.

Wij kwamen in het bezit van een door U ingevuld Verbruikersaanvraagformulier ~~Leveranciersaanvraagformulier~~ voor minerale smeeroliën en/of vetten.

Aangezien formulieren voor een volgend tijdvak uiterlijk 3 weken, doch niet vroeger dan 5 weken vóór het verstrijken van den uitersten datum, tot welken de toegewezen hoeveelheden voldoende geacht worden (zie hiervoor Bewijs van Beschikbaarstelling) in het bezit van ons Bureau dienen te zijn, zenden wij het betreffende formulier hierbij retour.

Wij raden U aan het bijgevoegde blanco formulier volledig ingevuld en van Uw handteekening voorzien in het hiervoor gestelde tijdvak aan ons Bureau in te zenden.

RIJKSBUREAU VOOR AARDOLIEPRODUCTEN,
Voor den Directeur:
[Handtekening onleesbaar]

Bijl: 1 VA/LA formulier te vroeg ingezonden.
1 VA/LA formulier blanco.

(A) 17680 - '41 - K 983 [linksonder] * Formele kenmerken: Het document is een gestandaardiseerde brief (formulierbrief), herkenbaar aan de gedrukte tekst waarbij specifieke opties zijn doorgehaald (zoals "Leveranciersaanvraagformulier"). Dit duidt op een hoge mate van bureaucratische efficiëntie voor veelvoorkomende situaties.
* Inhoud: De kern van de brief is een strikte handhaving van de indieningstermijn. Een aanvraag die te vroeg is ingediend (meer dan 5 weken voor het verstrijken van de lopende periode), wordt niet in behandeling genomen maar direct geretourneerd met het verzoek deze in het juiste tijdvak opnieuw in te sturen.
* Taalgebruik: Het taalgebruik is uiterst formeel en ambtelijk ("Wij kwamen in het bezit van...", "dienen te zijn", "den uitersten datum"). Het weerspiegelt de autoritaire positie van de overheidsorganen in die tijd.
* Handtekeningen en stempels: De brief is namens de directeur ondertekend. De stempel "M. 1941 12/12" fungeert als datumstempel voor verzending of registratie. * Historische periode: De brief dateert uit december 1941, tijdens de Duitse bezetting van Nederland in de Tweede Wereldoorlog.
* Distributiestelsel: Hoewel de 'Distributiewet 1939' al voor de oorlog werd aangenomen ter voorbereiding op schaarste, werd het systeem onder de bezetting tot in het kleinste detail uitgewerkt. Olieproducten waren van strategisch belang voor zowel de civiele economie als de Duitse oorlogsmachinerie, waardoor de distributie ervan extreem strikt gereguleerd was.
* Rijksbureaus: Tijdens de bezetting werden diverse 'Rijksbureaus' opgericht voor verschillende sectoren (zoals voor Aardolieproducten, maar ook voor Textiel, Voedselvoorziening, etc.). Deze bureaus hadden de taak om de schaarse grondstoffen en goederen te beheren en toe te wijzen via een vergunningen- en bonnenstelsel.
* Bureaucratie: Het feit dat aanvragen zelfs bij "te vroeg" indienen werden geweigerd, illustreert de starheid van het bureaucratische apparaat dat probeerde de enorme administratieve druk van het landelijke distributiesysteem te beheersen. Elk tijdvak had zijn eigen administratieve cyclus die strikt gevolgd moest worden.