Officiële mededeling / Begeleidende brief bij distributieformulieren. Circa 1941 (gebaseerd op de drukcode '41 linksonder). DEPARTEMENT VAN HANDEL, NIJVERHEID EN SCHEEPVAART.
UITVOERING DER DISTRIBUTIEWET 1939.
RIJKSBUREAU VOOR AARDOLIEPRODUCTEN.

TELEFOON 11.63.44 's-GRAVENHAGE, datum, postmerk.
TELEGRAMADRES: RIJKSAARDOLIE ZEESTRAAT 100-104*
GIRONUMMER: 3625.00

[Handgeschreven in paarse/blauwe inkt: N° 100/5/29 11 1/4 12]
[Handgeschreven rechtsboven: onleesbare paraaf/aantekening]

Sectie I (Smeeroliën)
nr. 194
Aan Verbruikers.

Naar aanleiding van Uw verzoek om toezending van (een) VA-formulier(en) doen wij U bij-
gaand het/ de gevraagde blanco exemplaar(aren) toekomen. Alvorens U tot invulling hier-
van overgaat, is het van belang goede nota te nemen van het navolgende:

Het was tot nu toe gebruikelijk, dat de nieuwe distributie-periode in de meeste dagbla-
den werd aangekondigd, en in deze aankondiging werd tevens een uiterste datum genoemd,
tot welken aanvraagformulieren aan ons Bureau konden worden ingezonden. Deze publicatie
zal in de toekomst achterwege blijven en in plaats hiervan wordt op het bericht van be-
schikbaarstelling, dat aan verbruikers wordt toegezonden, vermeld, wanneer uiterlijk een
aanvraagformulier voor een volgend tijdvak kan worden ingezonden.

Wanneer dus te Uwen behoeve aan Uw leverancier een vergunning wordt verleend, dan is op
het op deze vergunning betrekking hebbende bericht van beschikbaarstelling, dat aan U
wordt verzonden vermeld, tot welken datum de toegewezen hoeveelheden moeten strekken en
tevens, dat aanvragen voor een volgend tijdvak uiterlijk 3 weken vóór het verstrijken
van dezen datum in het bezit van ons Bureau moeten zijn. Voor aanvrage en inzending van
een formulier is een tijdvak van twee weken vastgesteld, zoodat dus uiterlijk 3 weken
doch niet vroeger dan 5 weken vóór het verstrijken van den uitersten datum, genoemd op
het bewijs van beschikbaarstelling op de gebruikelijke wijze, dus per briefkaart, een
aanvraagformulier bij ons Bureau kan worden aangevraagd.

Te vroeg ingezonden formulieren kunnen niet in behandeling genomen worden, terwijl behan-
deling van te laat ingezonden formulieren met groote vertraging zal geschieden. In Uw
eigen belang geven wij U dus in overweging er zorg voor te dragen, dat Uw aanvraagfor-
mulier ons op den juisten tijd bereikt. U vergemakkelijkt hierdoor tevens de taak van
het Rijksbureau. Voor Uw medewerking in dezen zeggen wij U bij voorbaat dank.

Inzending van meerdere formulieren voor eenzelfde tijdvak is niet toegestaan. Wanneer de
toegewezen hoeveelheden om de een of andere reden door U onvoldoende worden geacht, kunt
U Uw bezwaren hierover in briefvorm uiteenzetten, doch wij achten het noodzakelijk er
thans reeds op te wijzen, dat verzoeken tot verhooging van de toewijzing slechts in zéér
bijzondere gevallen zullen kunnen worden ingewilligd.

                                            RIJKSBUREAU VOOR AARDOLI PRODUCTEN,
                                            Voor den Directeur:

                                            [Handtekening: onleesbaar]

Bijlage(n):

(A) 17788 - '41 - K 1001 * Fysieke kenmerken: Het betreft een getypte circulaire op papier met een voorgedrukt officieel briefhoofd. De tekst is waarschijnlijk vermenigvuldigd via een stencilmachine of een vroege vorm van offsetdruk.
* Handgeschreven elementen: Er zijn diverse administratieve aantekeningen met pen toegevoegd, waaronder een referentienummer ("100/5/29") en een tijd- of dossiercode ("11 1/4 12"). De brief is ondertekend namens de directeur.
* Taalgebruik: Het document hanteert de formele ambtelijke spelling en stijl van voor de spellingherziening van 1947 (bijv. "Uwen", "dezen", "zoodat"). Opvallend is de spelfout in de naam van de instantie onderaan: "AARDOLI PRODUCTEN" in plaats van "AARDOLIEPRODUCTEN".
* Conditie: Het document vertoont lichte vergeling en gebruikssporen aan de randen, passend bij archiefmateriaal van ruim 80 jaar oud. Dit document is een direct gevolg van de schaarste tijdens de Tweede Wereldoorlog in bezet Nederland. De Distributiewet 1939 vormde de wettelijke basis voor het rantsoeneren van essentiële goederen. Olieproducten waren van cruciaal strategisch belang voor zowel de bezetter als de civiele economie.

De brief markeert een overgang in de bureaucratie: waar voorheen via krantenberichten algemene oproepen werden gedaan, wordt hier overgestapt op een systeem waarbij de individuele verbruiker direct gestuurd wordt via formulieren die gekoppeld zijn aan de geldigheidsduur van hun huidige toewijzing. Dit wijst op een steeds strakker georganiseerde en gecentraliseerde distributie-administratie om de schaarse smeeroliën te beheren. De waarschuwing dat verhogingen van toewijzingen "slechts in zéér bijzondere gevallen" worden ingewilligd, onderstreept de nijpende tekorten in 1941.