Handgeschreven begeleidend schrijven / archiefmemo. 25 september 1942 (genoemd in de tekst). 7 N. G. F. centr.

In bijlage dezes doe ik U toeko-
men twee verklaringen, t.b.v.
J. F. Spiering Jr., behorende bij
mijn brief d.d. 25/9 42 no. 26/59/2
m. 1942.
JS [geparafeerd]

26/59/3 [in rood onderaan] * Inhoud: Het document dient als geleidebrief voor twee bijgevoegde verklaringen betreffende een persoon genaamd J.F. Spiering Jr. Het is een formele aanvulling op een eerder verzonden brief van diezelfde dag.
* Afkortingen:
* N.G.F. centr.: Verwijst vermoedelijk naar de centrale afdeling van een organisatie (mogelijk het Nederlandsch Gezins-Fonds of een vergelijkbare instantie).
* t.b.v.: ten behoeve van.
* d.d.: de dato (gedateerd op).
* no.: nummer (verwijzend naar het dossier- of kenmerknummer).
* Administratieve sporen: De opeenvolgende nummers 26/59/2 (in de tekst) en 26/59/3 (onderaan toegevoegd) duiden op een systematische archivering waarbij dit blaadje het volgende stuk in het dossier vormt. Het document is opgesteld in september 1942, tijdens de Duitse bezetting van Nederland. In deze periode was de administratieve lastendruk hoog en werden er veel officiële verklaringen (zoals Ariërverklaringen, bewijzen van tewerkstelling of vergunningen) opgevraagd en gearchiveerd. De zakelijke toon en de precieze nummering zijn kenmerkend voor de bureaucratische processen uit die tijd. De initialen 'JS' duiden op de ambtenaar of medewerker die verantwoordelijk was voor de verzending. F. Spiering J.F. Spiering