Officieel schrijven / Circulaire (Afschrift). 7 januari 1942. DEPARTEMENT VAN BINNENLANDSCHE ZAKEN.
----------

Betreffende: papierbesparing.
No. 38794. Afd.B.B.Bur.Staats- en Adm.Recht.

's-Gravenhage, 7 Januari 1942.

Het Rijksinkoopbureau verzoekt mij U mede te deelen, dat gebleken is, dat in verschillende gemeenten stukken, waarvan veel exemplaren benoodigd zijn, door middel van cyclostyle-afdrukken worden vervaardigd. Het bureau wijst er op, dat de papierpositie het noodzakelijk maakt, dat deze stukken, indien zij in een grooter aantal dan b.v. 50 stuks benoodigd zijn, zooveel mogelijk in drukvorm worden uitgegeven, daar bij drukwerk een belangrijke papierbesparing verkregen wordt.

Op verzoek van genoemd bureau breng ik tevens onder Uw aandacht, dat het om dezelfde redenen gewenscht moet worden geacht, het publiceeren van een jaarlijksch gemeenteverslag achterwege te laten, c.q. tot het strikt noodzakelijke aantal te beperken.

DE SECRETARIS-GENERAAL VAN HET
DEPARTEMENT VAN BINNENLANDSCHE ZAKEN,

(get.) Frederiks

No 7/3/1 M. 10424/I [stempel/handgeschreven]

Voor eensluidend afschrift,
de Gemeentesecretaris
van Amsterdam,

J.F. Franken

AAN
HEEREN BURGEMEESTERS.
----------

C.S. Stadhuis
A'dam 1-'42

[Handgeschreven rechtsboven:] Afschrift [onleesbare parafen]
[Handgeschreven rechtsonder:] 7 papier Dit document is een ambtelijke richtlijn die de noodzaak van papierbesparing onderstreept tijdens de Tweede Wereldoorlog. De kern van de instructie is tweeledig:
1. Technisch advies: Voor oplagen groter dan 50 stuks moet men overstappen van cyclostyleren (stencilen) naar drukwerk. Drukwerk was indertijd efficiënter qua papiergebruik per pagina (mogelijkheid tot kleinere letters en tweezijdig drukken op dunner papier).
2. Beleidsmatig advies: Gemeenten wordt dringend geadviseerd hun jaarverslagen niet meer te publiceren of de oplage tot een absoluut minimum te beperken.

Het document toont de bureaucratische structuur van de bezettingstijd: de Secretaris-Generaal (Frederiks) fungeert als hoogste ambtenaar die de bevelen van het Rijksinkoopbureau doorgeleidt naar de lagere overheden (de burgemeesters). De kopie is specifiek voor de gemeente Amsterdam gewaarmerkt door gemeentesecretaris Franken. In januari 1942 was de schaarste aan grondstoffen in het bezette Nederland nijpend geworden. Papier was gerantsoeneerd en de "papierpositie" (voorraad en distributie) werd streng bewaakt door de Duitse autoriteiten en de Nederlandse departementen die onder hun toezicht stonden.

Karel Johannes Frederiks, de ondertekenaar, was een controversiële maar cruciale figuur tijdens de oorlog. Als Secretaris-Generaal van Binnenlandsche Zaken koos hij voor een politiek van "meebuigen om erger te voorkomen". Dit document is een voorbeeld van de dagelijkse administratieve realiteit onder de bezetting, waarbij schaarste leidde tot verregaande centrale bemoeienis met lokale bestuurlijke tradities, zoals het publiceren van gemeentelijke jaarverslagen. De handgeschreven aantekeningen en het archiefnummer "M. 10424" duiden op de verwerking in het Amsterdamse stadsarchief (C.S. staat voor Centrale Secretarie).