22 mei 1942. [Bovenaan links (stempel/handgeschreven):]
Nº OA/22/2 M. 1342
[Bovenaan rechts (handgeschreven):]
23 / 3

GEMEENTE AMSTERDAM

AMSTERDAM, 22 Mei 1942.

No. 774 Arb. 1942.
Onderwerp :
Aanteekenen op de stamkaarten der
ambtenaren van het salaris, door-
betaald tijdens verlof en vacantie.

Tot nu toe werd op de stamkaarten der ambtenaren het salaris, doorbetaald tijdens verlof en vacantie, niet afzonderlijk aangeteekend, doch in het bruto-salaris begrepen.
Aangezien het voornemen bestaat om voor 1942 en volgende jaren in het jaarverslag van Arbeidszaken, zooals dat reeds jaren ten aanzien van de werklieden geschiedt, een overzicht op te nemen van de kosten der sociale voorzieningen, getroffen voor de ambtenaren en voor het samenstellen van dat overzicht juist de kosten van verlof en vacantie ontbreken, verzoek ik U, met het oog op de invulling van de individueele salarisstaten over 1942, reeds thans met het onderstaande rekening te willen houden.
Het salaris, doorbetaald tijdens „normaal verlof en vacantie” en tijdens „bijzonder verlof met behoud van salaris”, dient over 1942 en volgende jaren op de ambtenarenkaarten niet meer in het jaarsalaris, vermeld in de 2e kolom aan de achterzijde der stamkaarten, begrepen te worden, doch apart genoteerd te worden in de kolom „gratificatiën” met vermelding van het woord „VERLOF”.
Ter vereenvoudiging van de te maken berekeningen kan volstaan worden door voor elken ambtenaar als salaris, doorbetaald over iederen, werkelijk genoten verlof- of vacantiedag, te stellen het 1-290 deel van het bruto-salaris, eventueel na aftrek van de ongehuwdenkorting, dat in het laatst verloopen kalenderjaar, voor het eerst dus in 1942, is genoten.
Vaste en tijdelijke toelagen, duurtetoeslag, kindertoeslag enz. blijven bij de bepaling van het bruto-jaarsalaris buiten beschouwing, terwijl pensioenpremie e.d. niet afgetrokken mogen worden. Hoewel hierdoor de kosten van het verlof niet geheel zuiver uitgedrukt worden, moet dit worden aanvaard, ten einde de kosten der toelagen en toeslagen en het bedrag der pensioenpremie op de juiste bedragen te kunnen vaststellen.
Het aan de achterzijde der stamkaarten in de 2e kolom te vermelden bedrag aan salaris dient derhalve voor 1942 en volgende jaren met het bedrag, doorbetaald tijdens verlof en vacantie, verminderd te worden.

De Wethouder voor de Arbeidszaken,
[Handtekening]

Heeren Hoofden van Diensten,
Bedrijven en Administratiën.

[Onderaan links:]
Stadsdrukkerij Amsterdam
9 582-5-42-80 * Administratieve wijziging: De circulaire introduceert een wijziging in de boekhoudkundige verwerking van verlofuren. Voorheen werd dit als onderdeel van het vaste bruto-salaris genoteerd; voortaan moet dit apart onder de post 'gratificatiën' worden vermeld onder de noemer 'VERLOF'.
* Standaardisering: De maatregel dient om de rapportage over 'ambtenaren' gelijk te trekken met die over 'werklieden', waardoor een totaaloverzicht van de kosten van sociale voorzieningen mogelijk wordt voor het jaarverslag van de afdeling Arbeidszaken.
* Berekeningsmethodiek: Om de administratieve last te beperken, wordt een vaste verdeelsleutel geïntroduceerd: één verlofdag wordt gewaardeerd op 1/290ste van het bruto jaarsalaris van het voorgaande jaar. Hierbij worden toeslagen (zoals kindertoeslag of duurtetoeslag) buiten beschouwing gelaten om de berekening uitvoerbaar te houden.
* Functioneel belang: Het document illustreert de toenemende behoefte aan gedetailleerde statistische data binnen de gemeentelijke overheid, zelfs tijdens de oorlogsjaren. * Tijdsgewricht: Mei 1942 valt midden in de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. De gemeente Amsterdam stond in deze periode onder streng toezicht van de bezetter en werd bestuurd door een door de bezetter aangestelde regeringscommissaris (burgemeester) en wethouders, vaak sympathisanten van de NSB.
* Wethouder voor Arbeidszaken: In mei 1942 werd deze post bekleed door Jan Smit (NSB), die bekend stond om zijn pogingen de gemeentelijke administratie te stroomlijnen en te 'rationaliseren'.
* Bureaucratie in oorlogstijd: Ondanks de oorlogssituatie ging de normale gemeentelijke bureaucratie door. Sterker nog, de drang naar controle en statistische verantwoording nam vaak toe, deels gedreven door de schaarste en deels door de ideologische voorkeur voor een strak geordende samenleving.
* Terminologie: "Stamkaarten" waren de centrale personeelskaarten waarop alle gegevens van een medewerker werden bijgehouden. De "ongehuwdenkorting" was een destijds gebruikelijke fiscale maatregel waarbij alleenstaanden meer belasting betaalden dan gehuwden.