Administratieve notitie / Intern memorandum. 17 december 1942. [Links boven, doorgehaald:] ~~Akkoord!~~
[Rechts boven:] 3/385

Uw ambtenaar zal een schriftelijk
bewijs afgeven aan eigenaar partij en aan
onzen ambtenaar

maar dan kan toch ook evengoed Uw
ambtenaar reeds dadelijk het formulier
invullen en ter parafeering aan onzen ambtenaar
afgeven.

Hiertegen zie ik geen meerder werk behoudens
dan dat aan een Hoofdkantoor hiervan
schriftelijk kennis moet worden gegeven
maar dat kan wat mij betreft ook wel
telefonisch..

↔

[Omkaderd gedeelte:]
Heer Straub deelt mij, naar aanleiding
van hetgeen (bovenstaande) meening mede
dat zijn voorstel de praktijk 't best zóó
kan worden uitgevoerd.-
17 Dec. 42

[Linksonder, diagonaal:]
bespreken met
Hr. v. Meurts!

[Rechtsonder, diagonaal:]
Hr. Straub wenscht
niet anders te han-
delen, dan in zijn
brief is aangegeven. Het document betreft een overleg over een administratieve procedure tussen twee instanties (geduid als "Uw ambtenaar" en "onzen ambtenaar"). De kern van de discussie is de efficiëntie van het afgeven van schriftelijke bewijzen aan partijen en het paraferen van formulieren.

De schrijver stelt voor dat de procedure versneld kan worden door formulieren direct in te vullen en ter paraaf aan te bieden. Er wordt opgemerkt dat het hoofdkantoor hiervan op de hoogte moet worden gesteld, wat eventueel ook telefonisch kan om tijd te besparen.

In het omkaderde gedeelte wordt de reactie van de heer Straub genoteerd. Hij is van mening dat zijn voorgestelde werkwijze in de praktijk het beste zal functioneren. De notitie linksonder ("bespreken met Hr. v. Meurts!") duidt op een vervolgactie voor intern overleg. Het document is gedateerd op 17 december 1942. Dit plaatst de correspondentie midden in de Tweede Wereldoorlog tijdens de Duitse bezetting van Nederland. In deze periode was de bureaucratie complexer door de interactie tussen de Nederlandse civiele administratie en de bezettingsautoriteiten.

Namen zoals "Straub" en "Meurts" kunnen in een historisch archief (zoals dat van de Voedselvoorziening of andere distributie-organen uit die tijd) vaak gelinkt worden aan specifieke functionarissen. Het gebruik van termen als "eigenaar partij" suggereert dat het gaat over de overdracht of controle van goederen, wat typerend is voor de schaarste-economie en distributie-administratie van 1942. Heer Straub Heer van Meurts (of Meurs).