Administratieve notitie/memo (waarschijnlijk van het Bevolkingsregister). Gedateerd 9 oktober 1942 (met latere afhandelingsdata tot 20 november 1942). [Links bovenin, potlood:] 3 41 [onleesbaar]
[Links bovenin, rode inkt:] 9 Punt 3 (plaatsbezetters buiten kerngedeelte)
44 A. J. Meijdes
44 G. Roordes
36/44 H. J. Andriessen

Verzoeke Uwe medewerking om zoo spoedig
mogelijk, en in de toekomst in dergelijke
gevallen, tot uitlichting en overschrijving
van hier naar schuifgedeelte te kunnen
overgaan.

Amsterdam, 9 October 42 [September is doorgehaald]
[Handtekening:] G. Moeskerken [omcirkeld]

[Midden:]
M.i. bestaat tegen het hierboven voorgestel-
de geen bezwaar.
13-10-’42
[Handtekening:] de Boer

[Rechts midden, rode inkt:]
M. v. [onleesbaar]
Inspecteur
[Paraaf]

[Onderin:]
Hr. v Moerkerken /
ter uitvoering
30-10-’42
[Handtekening:] de Boer

[Rechts onderin, diverse kleuren potlood/inkt:]
acc
wij 20-10-42
Zie mutaties registers
ad. 16-11-’42
[onleesbaar]bergen
[Paraaf] 20/11 2/2 * Onderwerp: Het document betreft een verzoek om een administratieve wijziging in een kaartsysteem (waarschijnlijk de woningkaarten of het persoonsregister). Het gaat om het verplaatsen ("uitlichting en overschrijving") van gegevens van specifieke personen van het hoofdarchief ("kerngedeelte") naar een secundair systeem ("schuifgedeelte").
* Terminologie: De term "schuifgedeelte" duidt op een specifiek deel van een archiefkast of kaartsysteem waar mutaties of tijdelijke dossiers werden bewaard. De term "uitlichting" is de standaard archiefterm voor het fysiek verwijderen van een kaart uit een lade.
* Procesgang: Het document toont een hiërarchische ambtelijke afhandeling. Moeskerken doet het verzoek op 9 oktober. "De Boer" (mogelijk een afdelingshoofd) geeft op 13 oktober akkoord. Op 30 oktober wordt de opdracht aan de heer Van Moerkerken gegeven ter uitvoering, waarna op 16 en 20 november de uiteindelijke verwerking in de registers wordt aangetekend. * Historische context: Het document stamt uit oktober 1942, tijdens de Duitse bezetting van Nederland. In deze periode was de administratie van het Bevolkingsregister in Amsterdam uiterst nauwkeurig en vormde het een cruciaal instrument voor zowel de reguliere bedrijfsvoering als voor de repressieve maatregelen van de bezetter (zoals de Jodenvervolging en de tewerkstelling).
* Plaatsbezetters: De term "plaatsbezetters buiten kerngedeelte" kan wijzen op personen die in panden verbleven die administratief niet tot de kernvoorraad van de betreffende wijk of afdeling behoorden, of op personen die tijdelijk op een adres ingeschreven stonden zonder daar de hoofdbewoner te zijn.
* Bestuurlijke efficiëntie: Het verzoek om dit "in de toekomst in dergelijke gevallen" vaker te doen, wijst op een poging tot stroomlijning van de enorme papieren administratie waar de gemeente Amsterdam in die jaren mee te kampen had. A.J. Meijdes G. Roordes H.J. Andriessen G. Moeskerken (aanvrager) de Boer (autorisator) Hr. v. Moerkerken.