Administratief bijblad of dossieromslag (Model No. 14 van Algemene Zaken). Linkerbovenhoek (stempel):
BIJBLAD VAN:
M. No. 37 / 2 / 6 19 42
DOORGEZONDEN: 19/1-'42.

Linkeronderhoek (drukwerk):
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016

Rechterzijde (handgeschreven in blauwe inkt):
Afschrift
en portefeuille
ter kennis-
neming
gepubliceerd?
[initialen/ondertekening 'a']

Rechterzijde (handgeschreven in rode inkt):
repro.
21/1 '42
[initialen/ondertekening 'vz']

Rechtsonder (handgeschreven in rode inkt):
23-1-76 Dit document is een officieel bijblad (begeleidend schrijven of dossierstuk) van het Ministerie van Algemene Zaken, daterend uit de periode van de Duitse bezetting van Nederland. Het document diende om de administratieve stroom van een specifiek dossier of bericht (nummer 37/2/6) vast te leggen.

De diverse aantekeningen duiden op verschillende stadia van verwerking:
* De blauwe tekst geeft aan dat er een afschrift is gemaakt, dat het stuk in een 'portefeuille' (dossier) is geplaatst ter kennisneming, en stelt de vraag of de inhoud reeds gepubliceerd is.
* De rode aantekening "repro. 21/1 '42" bevestigt dat er twee dagen na verzending een reproductie of kopie is vervaardigd.
* De datum linksonder in het drukwerk (10-1937) wijst op het aanmaakjaar van het blanco formulier (oktober 1937). De datum januari 1942 plaatst dit document midden in de Tweede Wereldoorlog. Het Ministerie van Algemene Zaken bleef tijdens de bezetting functioneren, zij het onder toezicht van de bezetter of binnen de gewijzigde bestuurlijke structuren van die tijd. Dergelijke bijbladen zijn kenmerkend voor de nauwgezette Nederlandse bureaucratie en bieden historici inzicht in de informatievoorziening en besluitvorming binnen de overheid.

De losse datum "23-1-76" rechtsonder is waarschijnlijk later toegevoegd door een archivaris, mogelijk tijdens een inventarisatie of bij het ontsluiten van het archief voor historisch onderzoek in de jaren zeventig. M. No