Dossieromslag of archiefmap. 18 januari 1942. 18/1/42 18 [in potlood, rechtsboven de 18 onderstreept]
46 II / Ru / 811 [Doorgehaalde naam/krabbel, mogelijk 'Hamann'] [in rood]
517 afw m [in rood]
(met verklaringen) [in rood]
4 doorst. [in potlood] * Datering: De datum "18/1/42" plaatst het document midden in de periode van de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog.
* Coderingen:
* De codes 46 II / Ru / 811 en 517 zijn administratieve referentienummers. De afkorting Ru kan in deze context verwijzen naar een specifieke afdeling (zoals de Rüstungsinspektion) of een regionale aanduiding.
* De rode doorhaling suggereert dat de informatie is geactualiseerd, dat het dossier is overgedragen naar een andere categorie, of dat de betreffende persoon is afgevoerd uit de actieve administratie.
* Annotaties:
* (met verklaringen): Geeft aan dat de inhoud van het dossier ondersteund wordt door officiële getuigenissen of schriftelijke verklaringen.
* 4 doorst.: Waarschijnlijk een afkorting voor "4 doorslagen" (carbonkopieën), wat gebruikelijk was in de bureaucratische processen van die tijd om verschillende afdelingen te informeren.
* afw m: De precieze betekenis is onduidelijk door het handschrift, maar het zou kunnen staan voor "afwijzing met" of "afwikkeling met", gevolgd door een dossierkenmerk. Dit document dient als de administratieve 'voetafdruk' van een dossier uit de bezettingstijd. De mix van potlood en rood krijt is kenmerkend voor archiefstukken uit deze periode; verschillende ambtenaren of afdelingen voegden hun eigen aantekeningen en statusupdates toe aan de buitenkant van het dossier. Het gebruik van termen als "verklaringen" wijst op een formele procedure, mogelijk gerelateerd aan distributie, vergunningen of een juridisch onderzoek. De naam die mogelijk als "Hamann" gelezen kan worden, kan verwijzen naar een specifieke ambtenaar binnen het bezettingsapparaat of de persoon waarop het dossier betrekking had.