Administratief memorandum / handgeschreven kantoornotitie. 27 november 1942 (met latere aantekeningen tot 7 december 1942). Th. van Moukerken,
s.v.p. duplicaat aan
belanghebbende doen
uitreiken.
Smit. 27/11 '42

Hierbij
vergunning uitgereikt
30 / 11 '42 [Onleesbare signatuur]

opbergen 7/12 '42

[STEMPEL: GEZIEN DE INSPECTEUR,]
[Signatuur: de Haan] Het document is een interne ambtelijke instructie betreffende de administratieve afhandeling van een vergunning.
1. Opdracht: Op 27 november 1942 geeft een ambtenaar (Smit) de opdracht om een duplicaat van een document uit te reiken aan de heer Th. van Moukerken.
2. Uitvoering: Een korte notitie van 30 november bevestigt dat de vergunning ("Hierbij vergunning uitgereikt") daadwerkelijk is overhandigd.
3. Archivering: De notitie "opbergen 7/12 '42" markeert de afronding van het proces en het moment waarop het document in het archief is geplaatst.
4. Validatie: De aanwezigheid van het officiële stempel van de inspecteur met de handtekening "de Haan" dient als formele goedkeuring of controle op de uitgevoerde handeling. Dit document dateert uit de Tweede Wereldoorlog (eind 1942). In deze periode was Nederland onderworpen aan een strikte en uitgebreide Duitse en Nederlandse bureaucratie. Vergunningen waren nodig voor talloze alledaagse en zakelijke activiteiten, variërend van transport en handel tot het bezit van radio's. Het gebruik van eenvoudig gelinieerd papier getuigt van de papierkrapte in die tijd. De naam "De Haan" komt in die periode voor als inspecteur bij diverse overheidsdiensten, waaronder de Prijsbeheersing en de distributiediensten. De informele aard van het briefje wijst op een interne communicatie binnen een ambtelijk apparaat.