Ambtenarencirculaire / Intern schrijven van een gemeentelijke instelling. Vermoedelijk begin 1944 (verwijst naar de toestand op 1 januari 1944). (De tekst wordt letterlijk overgenomen, inclusief de toenmalige spelling en interpunctie.)

[Handgeschreven linksboven: Poelstra]

- 2 -
vermelden. Dit geldt eveneens voor het aantal verplichte arbeidsdagen.

Hulppolitie
Hieromtrent blijft van toepassing het voorschrift opgenomen in mijn bovengenoemd rondschrijven van 30 November 1942.

[Handgeschreven: Pietersma]

Arbeidsdienst
Ook hiervoor wordt verwezen naar mijn hierbovengenoemd rondschrijven, met dien verstande, dat van hen, die vrijwillig arbeidsdienst verrichten, het salaris of loon, ter grootte van de voor hen verschuldigde pensioenpremie, op de stamkaarten moet worden vermeld zoowel in de kolom "nominaal salaris" of, bij werklieden, in de kolom "tijdloon", als in de kolom "inhouding voor pensioen".
Over het tijdvak, dat de arbeidsdienst verricht wordt, zoowel verplicht als vrijwillig, dienen geen uren, dagen, weken en verplichte arbeidsdagen op de stamkaarten opgenomen te worden.

Tewerkstelling in Duitschland en de bezette gebieden.
Het tijdvak, gedurende hetwelk ambtenaren en werklieden om nevenvermelde reden afwezig zijn, wordt beschouwd als verlof zonder salaris resp. uren zonder loon. Over dit tijdvak dienen derhalve geen uren, dagen en weken op de stamkaarten genoteerd te worden. Ook de verplichte arbeidsdagen over dat tijdvak blijven buiten beschouwing.
Daar eerst later kan worden vastgesteld, welke kosten aan salaris of loon, na aftrek van hetgeen door het personeel aan de Gemeente moet worden terugbetaald, voor rekening van de gemeentekas komen, dienen over het tijdvak der tewerkstelling buiten gemeenteverband geen bedragen aan salarissen, loonen enz., welke aan de gezinnen der kostwinners en aan de niet-kostwinners worden uitbetaald, op de stamkaarten opgenomen te worden Wel zal echter de ingehouden pensioenpremie over dat tijdvak in de daarvoor bestemde kolom vermeld moeten worden.
Het ligt in de bedoeling later van elken diensttak een afzonderlijke opgave te vragen van de kosten aan salarissen, loonen enz., welke in totaal per kalenderjaar voor rekening der Gemeente zijn gekomen.

[Handgeschreven door de tekst: een groot kruis door de paragraaf 'Tewerkstelling']
[Handgeschreven links: Böhmer?]

Burgerlijke staat
Verzocht wordt hetgeen op de stamkaarten is aangeteekend omtrent den burgerlijken staat te doen verifieeren met den toestand op 1 Januari 1944 en tevens de namen en geboortedata der kinderen van 18 jaar en ouder door te strepen.

Gratificatie bij jubilea
De gratificaties bij ambtsjubilea dienen voortaan apart op de kaarten aangeteekend te worden en wel op de ambtenarenkaart in de kolom "gratificatie" en op de werkliedenkaart in de kolom "bijzondere toeslagen en gratificaties", met achter de bedragen de letters "G.J."
Ik zal het op prijs stellen indien in bovengenoemde kolom van de werkliedenkaart de bedragen, die daarin kunnen voorkomen, in onderstaande volgorde worden genoteerd.

1. Toeslag Dit document is een vervolgpagina (pagina 2) van een instructiebrief aan administratief personeel van een Nederlandse gemeente tijdens de Tweede Wereldoorlog. Het doel is de uniformiteit van de personeelsadministratie (de zogeheten 'stamkaarten') te waarborgen.

Opvallende punten:
* Arbeids- en pensioenzaken: Er is veel aandacht voor hoe salarissen en pensioeninhoudingen verwerkt moeten worden wanneer personeel niet fysiek aanwezig is op de normale werkplek.
* Administratieve controle: De opdracht om de burgerlijke staat te controleren per 1 januari 1944 en volwassen kinderen door te strepen, duidt op een periodieke opschoning van de administratie, mogelijk gekoppeld aan veranderende regelgeving rondom toelagen of distributiebescheiden.
* Handgeschreven annotaties: De namen 'Poelstra' en 'Pietersma' zijn waarschijnlijk de ambtenaren die belast waren met het uitvoeren van deze specifieke instructies of aan wie het document was gericht. Het kruis door de paragraaf over tewerkstelling in Duitsland kan betekenen dat deze instructie achterhaald was of niet gold voor de betreffende afdeling. Het document dateert uit de periode van de Duitse bezetting van Nederland (1940-1945). De termen "Arbeidsdienst" (verwijzend naar de Nederlandse Arbeidsdienst, NAD) en "Tewerkstelling in Duitschland" (de Arbeidseinsatz) zijn typerend voor deze periode.

Ambtenaren werden vaak verplicht uitgezonden of ingezet voor werkzaamheden die buiten hun normale gemeentelijke taken vielen. De tekst illustreert de complexe bureaucratische afhandeling hiervan: de gemeente bleef in sommige gevallen (deels) verantwoordelijk voor pensioenafdrachten of uitkeringen aan achtergebleven gezinnen, ook al was de werknemer gedwongen elders aan het werk. Het document toont de poging van de Nederlandse bureaucratie om zelfs onder abnormale bezettingsomstandigheden een nauwkeurige administratie te blijven voeren.