Dienstmededeling/Circulaire van het Centraal Distributiekantoor. 12 november 1942. S. de Hoo (Directeur van het Centraal Distributiekantoor). DEPARTEMENT VAN HANDEL, NIJVERHEID EN SCHEEPVAART
CENTRAAL DISTRIBUTIEKANTOOR
Louise Henriëttestraat 10
's Gravenhage

No. 247468.

's Gravenhage, 12 November 1942.

BETREFFENDE:
invulling formulier MD 220-01.

In mijn Algemeene Mededeeling van 14 Maart 1942, No. 230256/AM III-038/a, betreffende verantwoording nieuwe kaarten op formulier MD 208 (thans genummerd MD 220-01), deelde ik U mede, dat nieuwe kaarten pas verantwoord mogen worden bij de verantwoording over de periode, waarin de (voor)-uitreiking begint en dan in de kolom „Ontvangen van C.D.K.".
Evenzoo mogen geen bonkaarten worden teruggezonden, voordat hun geldigheidsduur is verstreken. Dit geldt ook voor misdrukken.
Onder „Voor-uitreiking" mogen dus de kolommen „Beginvoorraad" en „Retour aan C.D.K." niet ingevuld worden, behalve voor de opslagmachtigingen aardappelen (N 311), daar deze voor verscheidene perioden dienst doen.

Toezending formulieren MD 220-01.

De staten MD 220-01 zullen U in het vervolg worden toegezonden, voordat de desbetreffende verantwoordingsperiode begint; voor de 13de verantwoording derhalve vóór 6 December a.s. Ik verzoek U om terstond te rappelleeren bij mijn Kantoor, Louise Henriëttestraat 10, 's Gravenhage, indien U op den eersten dag van een verantwoordingsperiode nog niet over de benoodigde formulieren beschikt.

DE DIRECTEUR VAN HET
CENTRAAL DISTRIBUTIEKANTOOR,
S. de HOO.

Aan
ALLE DISTRIBUTIEDIENSTEN.

[Linksonder:] K 1090 * Administratieve controle: Het document illustreert de strikte bureaucratische controle op de distributie van schaarse goederen tijdens de Tweede Wereldoorlog. De instructies zijn bedoeld om de administratie van distributiebescheiden (bonkaarten) over het hele land te uniformeren.
* Specifieke uitzondering: Er wordt een uitzondering gemaakt voor "opslagmachtigingen aardappelen (N 311)", omdat deze over meerdere perioden geldig bleven. Dit benadrukt het belang van aardappelen als basisvoedsel tijdens de bezettingsjaren.
* Procedure: De nadruk ligt op de chronologische volgorde van verantwoording: kaarten mogen pas als 'ontvangen' worden genoteerd wanneer de uitreiking daadwerkelijk begint, en mogen pas worden geretourneerd (ook misdrukken) na afloop van de geldigheid.
* Visuele kenmerken: Er staat een diagonale rode streep over het document, wat in archieftermen vaak betekent dat het document is afgehandeld, verwerkt in een register, of is vervangen door een latere instructie. Dit document stamt uit november 1942, een periode in de Tweede Wereldoorlog waarin de schaarste in het bezette Nederland toenam en het distributiestelsel steeds complexer werd. Het Centraal Distributiekantoor (CDK) was het zenuwcentrum van dit systeem.

De directeur, S. de Hoo, gaf leiding aan deze enorme bureaucratische machine die ervoor moest zorgen dat de beperkte middelen (voedsel, brandstof, textiel) via een bonkaartsysteem werden verdeeld. De nauwkeurigheid van de administratie bij de lokale "Distributiediensten" was cruciaal om fraude, zwarte handel en diefstal van bonkaarten tegen te gaan. Misdrukken en niet-uitgereikte kaarten moesten streng worden gecontroleerd omdat deze op de zwarte markt een fortuin waard konden zijn en door het verzet werden gebruikt om onderduikers te voeden.