Handgeschreven aantekeningen (waarschijnlijk notulen van een voorbereidende vergadering). Vrijdag 18 augustus 1944. bespreking Vrijdag, 18 Aug. '44.
H.H. Ritter, dr. Lieb. Stemb. -
bij vorderingen op C.R.
moeilijkheid: belasting i.v.m.
ander gebruik van terrein as voorshands-
lijke bestemming.
Zaal 40 m. bij - 12 m. breed
20 c.m. dik.
96 m³ met S & R volgens b.
verstopping riolen bij stortbuien
Op- & afvoer zand geen mogelijkheid (Ritter)
baan wordt afgezet met touwen.
publiek op tribunes.
± 8000 publiek ; 2.50 en 1.50
Hoe vindt verkoop toegangskaarten
plaats? voorverkoop via midden-
standsbank - Kerkstraatje (?) - A. Westerman -
schoenenmagazijn ?
Ritter. Nog niet over gesproken. Willen
geen winst maken, doch kosten dekken,
in ieder geval zoo weinig mogelijk ver-
lies.
Comité : Ritter, Looy e. a.
Eerst zekerheid omtrent beschikbare - * Technische details: De aantekeningen bevatten een exacte berekening voor een ondergrond. Een oppervlakte van 40 meter bij 12 meter (480 m²) moet worden bedekt met een laag van 20 cm dikte. Dit resulteert in de genoemde 96 kubieke meter (m³) materiaal, in dit geval zand.
* Logistieke problemen: Ritter uit zijn zorgen over de aan- en afvoer van deze grote hoeveelheid zand. Ook is er vrees voor verstopping van de riolering bij hevige regenval ("stortbuien"), wat suggereert dat het terrein of de zaal kwetsbaar is voor wateroverlast van buitenaf.
* Crowd management: Er wordt gerekend op een aanzienlijk publiek van circa 8.000 mensen. De baan wordt met touwen afgezet en er wordt gesproken over tribunes. De toegangsprijzen zijn vastgesteld op 2,50 en 1,50 gulden.
* Financieel: De insteek van de organisatie is ideëel of hobbymatig; het doel is niet om winst te maken, maar om de kosten te dekken ("break-even") en verlies te minimaliseren. Er is onduidelijkheid over de fiscale gevolgen ("belasting") van het tijdelijke afwijkende gebruik van de locatie. De datum, 18 augustus 1944, is historisch saillant. Het is minder dan drie weken voor "Dolle Dinsdag". Ondanks de oorlogssituatie en de Duitse bezetting probeerde men blijkbaar sportevenementen of publieke bijeenkomsten te organiseren. Henk Ritter was een centrale figuur in de Utrechtse sportwereld (onder andere bij de voetbalclub DOS en in de atletiek). De afkorting C.R. zou kunnen verwijzen naar het Concertgebouw of een specifieke "Centrale Raad". Het feit dat men spreekt over "vorderingen op C.R." wijst op de bemoeienis van de bezetter of officiële instanties met de locatie. Het gebruik van zand in een "zaal" kan duiden op een tijdelijke inrichting voor bijvoorbeeld een paardenshow, een bokswedstrijd of een indoor atletiekevenement. H.H. Ritter (waarschijnlijk Henk Ritter een bekende sportbestuurder) dr. Lieb. Stemb. (onzeker mogelijk dr. Liebrecht of dr. Steinberg) Looy A. Westerman.