Administratief voorblad of bijblad van een officieel dossier. (Linksboven in kader)
BIJBLAD VAN:
M. No. 46 B/35/1 1939
DOORGEZONDEN: 31/10 - '39

(Rechtsboven, handgeschreven)
The Shano 671
[Onderstreept]

(Middenrechts, handgeschreven en schuingedrukt)
opbergen
[Handtekening/Paraaf, mogelijk 'Hof']
6-11-39.

(Linksonder, gedrukt)
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document fungeerde als een administratieve omslag of 'bijblad' voor de archivering van correspondentie of rapporten. Het bevat cruciale metadata voor archivarissen:
* Referentienummer: "46 B/35/1" is waarschijnlijk een dossier- of zaaknummer.
* Procesgang: Het document werd op 31 oktober 1939 doorgezonden voor behandeling en op 6 november 1939 gemarkeerd om op te bergen (te archiveren).
* Onderwerp: De handgeschreven tekst "The Shano" verwijst vermoedelijk naar het onderwerp van het dossier. Het getal "671" kan een volgnummer zijn binnen die specifieke zaak.
* Formulier: Het gebruik van "Alg. Zaken Model No. 14" wijst op een gestandaardiseerde werkwijze binnen de Nederlandse overheid (mogelijk het Ministerie van Algemene Zaken of een aanverwante dienst). Het document dateert uit de vroege maanden van de Tweede Wereldoorlog (de 'Phoney War'), terwijl Nederland nog neutraal was. In deze periode was er een enorme toename in administratieve verslaglegging rondom scheepvaart, mobilisatie en internationale betrekkingen.

De naam "The Shano" zou kunnen verwijzen naar het Noorse stoomschip SS Shano. Tijdens de vroege oorlogsjaren werden bewegingen van buitenlandse schepen nauwlettend in de gaten gehouden door de Nederlandse autoriteiten en inlichtingendiensten. De korte tijdspanne tussen de doorzending en de archivering (slechts zes dagen) suggereert een routineuze afhandeling van de betreffende informatie. De paraaf "Hof" of "Hol" is kenmerkend voor de ambtenaar die verantwoordelijk was voor de laatste controle voor opname in het archief.