Officiële circulaire van het Provinciaal Bestuur. 21 juni 1939 (verzonden 27 juni 1939). PROVINCIAALS BESTUUR VAN NOORDHOLLAND.

Haarlem, 21 Juni 1939.
Verzonden: 27 Juni 1939.

3e Afdeeling A.
No. 109.
Onderwerp:
Administratie der
Financiën.

Het is ons gebleken, dat in eenige gemeenten bepaalde bezittingen, zooals effecten, bij spaarbanken gedeponeerde gelden afzonderlijke kassen e.d., geheel buiten de administratie der gemeentefinanciën werden gehouden.
Wij hebben tegen deze wijze van handelen ernstig bezwaar, omdat, waar naar buiten van het bestaan van die bezittingen niet blijkt, van hooger hand daarop geen toezicht kan worden uitgeoefend.
Het behoeft wel geen betoog, dat daaruit minder gewenschte gevolgen kunnen voortvloeien en daarom achten wij het noodzakelijk, dat aan dien toestand zoo spoedig mogelijk een einde wordt gemaakt.
In verband daarmede verzoeken wij U ons mede te deelen, of ook in Uwe gemeente bezittingen, meer in het bijzonder effecten, spaargelden en afzonderlijke kassen en fondsen, aanwezig zijn, die niet in de eigenlijke financieele administratie der gemeente zijn opgenomen, en zoo ja, welke.
Ook als dat niet het geval mocht zijn, zullen wij daarvan gaarne bericht ontvangen.
Doet zich echter de hiervoren bedoelde omstandigheid in Uwe gemeente wel voor, dan gelieve U spoedig maatregelen te treffen om in den ruimsten zin te voldoen aan hetgeen is bepaald in art. 239 en 240, eerste lid, der Gemeentewet, zoodat in de begrooting van de inkomsten en de uitgaven, behoudens het bepaalde bij artikel 252 dier wet, inderdaad alle ontvangsten en uitgaven der gemeente, van welken aard ook, zullen zijn opgenomen.
Van de door U in verband met het vorenstaande genomen maatregelen zullen wij gaarne eveneens mededeeling ontvangen.

Ged.St.v.N.H.

Aan de gemeentebesturen in N.H. Dit document is een dwingende aanwijzing van de Provincie Noord-Holland aan de onder haar vallende gemeenten. De kern van de zaak is de ontdekking dat sommige gemeenten "zwarte kassen" of buiten-comptabele fondsen aanhielden (zoals effecten of spaartegoeden) die niet in de officiële begroting en jaarrekening werden vermeld.

De provincie stelt dat dit het wettelijk toezicht ("van hooger hand") onmogelijk maakt en eist volledige transparantie. Gemeenten worden verplicht om:
1. Te melden of dergelijke verborgen fondsen bestaan.
2. Deze direct te integreren in de officiële administratie conform de artikelen 239 en 240 van de Gemeentewet.
3. Verslag uit te brengen over de genomen maatregelen om dit te corrigeren. De brief dateert van juni 1939, vlak voor het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog. In deze periode van economische onzekerheid en toenemende centrale regie was het voor de provinciale en nationale overheid cruciaal om een exact beeld te hebben van de liquiditeit en solvabiliteit van gemeenten.

Gemeenten hielden soms dergelijke reserves buiten de boeken om een zekere financiële autonomie te behouden of om te voorkomen dat overschotten zouden leiden tot een korting op provinciale of rijkssubsidies. Dit document markeert een moment van verscherpt toezicht op de gemeentelijke autonomie en de professionalisering van de overheidsboekhouding in Nederland, waarbij de nadruk verschoof van lokale discretie naar strikte wettelijke verantwoording.