Administratief voorblad/bijblad (stempel en handgeschreven notities op papier). [Linksboven, in een gestempeld kader:]
BIJBLAD VAN:
M. No. 31/53/1 1940
DOORGEZONDEN: 2/11

[Midden, handgeschreven:]
opbergen [onderstreept]
[Paraaf] 4/11 '40.

[Rechtsmidden, gestempeld en handgeschreven:]
GEZIEN
DE INSPECTEUR,
[Handtekening: de Haan]

[Linksonder, gedrukt:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * Functie: Dit document diende als begeleidend schrijven of registratieblad voor een dossier ("Bijblad van"). Het is een standaardformulier van de afdeling Algemene Zaken (Model No. 14).
* Registratie: Het dossiernummer wordt vermeld als 31/53/1 uit het jaar 1940. Er is een mutatie genoteerd op 2 november ("Doorgezonden").
* Afhandeling: De instructie "opbergen" (met datum 4/11 '40) geeft aan dat de administratieve handeling rond dit specifieke stuk was afgerond.
* Autorisatie: De stempel "GEZIEN DE INSPECTEUR" met de bijbehorende handtekening (waarschijnlijk 'de Haan') bevestigt dat de betreffende functionaris kennis heeft genomen van de inhoud of de procedure heeft goedgekeurd.
* Drukgegevens: De code linksonder (10.000-10-1937) wijst erop dat deze partij formulieren is gedrukt in oktober 1937 in een oplage van 10.000 stuks. Het document dateert van november 1940, de vroege periode van de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. Hoewel het een standaard Nederlandse administratieve vormgeving heeft, weerspiegelt het de voortzetting van de bureaucratische processen onder het nieuwe bewind. Dergelijke documenten worden vaak aangetroffen in archieven van ministeries, politie-instanties of provinciale inspecties uit die tijd. De nauwkeurige datering en dossiervorming zijn typerend voor de Nederlandse ambtelijke traditie. M. No Politie