Handgeschreven memo of interne notitie op ongelinieerd papier. 9 augustus 1960 (genoteerd als 9/8 '60). Hr. de Vries,

s.v.p. plaats van Kopie weer opzoeken.

9/8 '60 [Onleesbare paraaf/handtekening]

gezien
Kl.

opbergen
R 3/8 Het document is een korte, zakelijke instructie gericht aan een "Hr. de Vries". De kern van het bericht is een verzoek om de vindplaats van een specifieke kopie opnieuw te achterhalen.

Er zijn drie fasen in de afhandeling van dit briefje te herkennen:
1. De opdracht: De bovenste regels bevatten de instructie.
2. De controle: De aantekening "gezien" met de paraaf "Kl." (mogelijk een afdelingshoofd of archivaris) geeft aan dat het verzoek is opgemerkt of uitgevoerd.
3. De archivering: De instructie "opbergen" rechtsonder, vergezeld van een dossierkenmerk of datumcode "R 3/8", geeft aan dat de handeling is afgerond en het document gearchiveerd mag worden. Dit type documentatie is representatief voor de kantoorcultuur van het midden van de 20e eeuw (vóór de digitalisering). Communicatie tussen collega's over de status van dossiers verliep via dergelijke 'briefjes'. Het feit dat de "plaats van Kopie" weer opgezocht moet worden, suggereert dat er onduidelijkheid was in het fysieke archiefbeheer of dat een document niet op de verwachte plek lag. De datum 1960 plaatst dit in een periode van wederopbouw en groeiende bureaucratie in Nederland.