Getypte begeleidende brief met handgeschreven kanttekeningen. De Directeur (van een onbekende instantie, mogelijk gerelateerd aan de referentie VG/HG). [Rechtsboven, handgeschreven:]
ex. H. Müller
ex. H. v. Beeren

[Linksboven, getypt:]
VG/HG.

[Midden links, handgeschreven:]
Gezonden aan: H.A. v. Duinhoven SA/138/2 17
D.H.F. Schiermeier SA/138/3 17
C. Keerman SA/138/4 17
C.G. de Vries SA/138/5 17

[Daaronder, handgeschreven:]
extra.

[Body tekst, getypt:]
In bijlage dezes doe ik U toekomen een "Staat van Inlichtingen", welke ten spoedigste moet worden ingevuld.
Ik verzoek U zoo spoedig mogelijk met dezen staat te mijnen kantore te komen om de desgewenschte inlichtingen te verstrekken, of, indien dit niet mogelijk is, de met rood aangegeven vragen zoo nauwkeurig mogelijk te beantwoorden en mij daarna den staat ten spoedigste terug te zenden.

De Directeur, * Inhoud: De brief dient als geleideformulier voor een "Staat van Inlichtingen". De ontvangers worden gemaand om dit formulier snel in te vullen, bij voorkeur persoonlijk op kantoor, of anders schriftelijk waarbij specifieke (met rood gemarkeerde) vragen verplicht zijn.
* Vormgeving: Het betreft een voorgedrukte of standaard getypte brief die later is aangepast met handgeschreven namen en specifieke archiefcodes. De namen bovenaan lijken een verzendlijst te vormen voor één specifiek dossier.
* Taalgebruik: Het taalgebruik is formeel en ambtelijk, kenmerkend voor de eerste helft van de 20e eeuw (gebruik van de naamvallen "dezes", "dezen", "mijnen" en de spelling "zoo"). * Archivische context: Dit type documenten wordt veelvuldig aangetroffen in administraties die te maken hebben met persoonsregistratie, zoals personeelsdossiers, dossiers van de Politieke Opsporingsdienst (POD) of het Nederlands Beheersinstituut (NBI) in de periode direct na de Tweede Wereldoorlog.
* Identificatie: De afkorting "VG/HG" en de codes "SA/138/..." zijn specifieke bureaucodes die kunnen helpen bij het identificeren van het specifieke archiefblok (bijvoorbeeld een gemeente-archief of een ministerieel archief). De handgeschreven namen rechtsboven (Müller en Van Beeren) zijn vermoedelijk de behandelend ambtenaren of administratieve krachten die de verzending hebben geparafeerd. C. Keerman C.G. de Vries D.H.F. Schiermeier