Administratief formulier / bijblad (Model No. 14). 1940 (doorgezonden op 4 juli). [In kader linksboven:]
BIJBLAD VAN:
M. No. 46A/28// 1940
DOORGEZONDEN: 4/7

[Onderaan links:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document is een zogenaamd "bijblad", een administratief hulpmiddel dat werd gebruikt om de beweging van dossiers binnen een overheidsinstantie (in dit geval Algemene Zaken) te registreren of om extra informatie aan een hoofddossier toe te voegen.

• Referentienummer: Het handgeschreven nummer "46A/28//" is het specifieke dossier- of indexnummer waarnaar dit bijblad verwijst.
• Datering: Het jaar 1940 is voorgedrukt (deels) en ingevuld. De aantekening "4/7" bij "DOORGEZONDEN" duidt op 4 juli, de datum waarop dit stuk werd doorgeleid naar een volgende afdeling of ambtenaar.
• Formulierbeheer: De code linksonder "Alg. Zaken Model No. 14" geeft het specifieke formuliertype aan. De cijferreeks daaronder ("10.000-10-1937-1016") is een drukkerij-indicatie: een oplage van 10.000 stuks, gedrukt in oktober 1937, met ordernummer 1016. Dit toont aan dat formulieren jarenlang in voorraad bleven voordat ze werden gebruikt. Het Departement van Algemene Zaken fungeerde in de Nederlandse (en Nederlands-Indische) bureaucratie vaak als het centrale coördinerende orgaan voor overheidsbeleid en correspondentie. Gezien het jaartal 1940 bevindt dit document zich in een historisch turbulente periode: de vroege maanden van de Duitse bezetting in Nederland, of een periode van verhoogde paraatheid in Nederlands-Indië.

Dergelijke bijbladen zijn essentieel voor archiefonderzoek omdat ze de "paper trail" (het administratieve pad) van belangrijke besluitvorming reconstrueren. Hoewel de inhoud van het dossier hier niet zichtbaar is, geeft het bijblad inzicht in de logistieke afhandeling van overheidsinformatie in de vroege oorlogsjaren. M. No