Handgeschreven ambtelijke notitie / conceptbrief. [1] behonlijk vermelt op een staat, [doorgehaald: den] [bovenregel: lijst]
[2] krijgbaar ten kantore van [doorgehaald: den Ontvanger?]
[3] [invoeging bovenregel:] der invoerrechten en accijnzen te Zaandam ten
[4] inspecteur, te overleggen aan het kantoor
[5] der invoerrechten en accijnzen te Zaandam.
[6] Volgens mij verstrekte inlichtingen
[7] vindt eventueele restitutie één
[8] maal per kwartaal plaats.

[Rechtsonder:]
De Directeur,
[Handtekening/Paraaf]

[Linksonder in rode inkt:]
46 A/54/2
23/11/40 [Paraaf]

[Onderaan gecentreerd:]
3. Het document is een instructie of een concept voor een mededeling betreffende de procedure voor belastingrestitutie (teruggave). De tekst is tijdens het schrijven gecorrigeerd om de specifieke instantie te preciseren.

• Inhoud: Er wordt uitgelegd dat men "behoorlijk vermeld" moet staan op een lijst (of staat) die verkrijgbaar is bij het kantoor der invoerrechten en accijnzen in Zaandam. Deze lijst moet vervolgens worden overlegd aan de inspecteur van datzelfde kantoor.
• Frequentie: De schrijver merkt op dat, op basis van verkregen inlichtingen, eventuele teruggaven slechts eenmaal per kwartaal worden afgehandeld.
• Schrifttype: Het betreft een lopend kantoorschrift uit het midden van de 20e eeuw. De spelling "vermelt" (in plaats van vermeld) en "eventueele" duiden op de destijds gangbare (of iets verouderde) schrijfwijze.
• Administratieve sporen: De rode inkt "46 A/54/2" is een klassiek archief- of dossierkenmerk. De grote "3" onderaan suggereert dat dit het derde document in een reeks of bijlage is. De diagonale streep door het midden van de tekst kan betekenen dat de tekst is verwerkt in een definitief document. Het document dateert van november 1940, enkele maanden na het begin van de Duitse bezetting van Nederland. Ondanks de oorlogssituatie bleven de civiele administratieve processen, zoals de inning van invoerrechten en accijnzen en de bijbehorende restitutieprocedures, grotendeels volgens de bestaande Nederlandse wetgeving doorlopen. De vermelding van het kantoor in Zaandam plaatst dit document in de regionale context van de Zaanstreek, destijds een belangrijk industrieel gebied waar veelvuldig met accijnsgoederen en import werd gewerkt. De ambtelijke toon en de hiërarchische ondertekening door "De Directeur" zijn typerend voor de formele communicatie van de Belastingdienst in die periode.