Officiële brief/circulaire van een overheidsinstantie. 19 september 1940. Rijkskolenbureau, 's-Gravenhage. Gemeentelijk Materialenbureau voor Marktwezen, Amsterdam. [Briefhoofd]
RIJKSKOLENBUREAU
TELEGRAM-ADRES: KOLENBUREAU
TELEFOON INTERC. AA LOCAAL 390122
'S-GRAVENHAGE, 19 September 1940.
CARNEGIELAAN 12
GELIEVE BIJ UW ANTWOORD AAN TE HALEN: № 61.

[Stempel bovenaan]
№ 48/25/60 M. 1940 21/9

[Adressering]
395/41.06.002
Gem. Materialenbureau,,
voor Marktwezen
Amsterdam.

[Inhoud]
Wij zenden U hierbij ons formulier betreffende Uw brandstofvoorziening gedurende de maand October 1940, met verzoek ons dit vóór 25 September a.s. volledig ingevuld en onderteekend te retourneeren.
Alvorens tot invulling over te gaan gelieve U eerst de op de rugzijde van het formulier gegeven toelichting zorgvuldig na te lezen. Herhaaldelijk is ons n.l. gebleken, dat de opgaven onvolledig en zelfs onjuist waren ingevuld. Onnoodig te zeggen, dat hiervan vertraging in het toewijzen van hoeveelheden het gevolg kan zijn.
Van deze gelegenheid maken wij gebruik, het volgende onder Uw aandacht te brengen:

a) Het formulier dient in duplo (wit en rose formulier) aan ons te worden ingezonden. Een begeleidend schrijven is niet noodig, daar een eventueele toelichting op het formulier in de daarvoor bestemde ruimte kan worden verstrekt.
b) Houdt Uw mededeelingen zoo beknopt mogelijk. Wij verzekeren U, dat een korte mededeeling evenzeer onze aandacht heeft als een lange uiteenzetting.
c) Hoezeer wij voorstanders zijn van het vormen van een wintervoorraad, veroorloven de huidige omstandigheden ons niet, daaraan voor het oogenblik onze medewerking te verleenen. Het hier te lande beschikbare vervoersapparaat is reeds ten volle belast en de beschikbare transportmiddelen laten de verzending van extra hoeveelheden voor voorraadvorming thans nog niet toe.
d) Bezoeken te onzen kantore, zonder voorafgaande afspraak, kunnen, behoudens in bijzondere gevallen, niet worden afgewacht.
e) Onze taak is de hier te lande voor verkoop beschikbare hoeveelheden binnen het kader der transportmogelijkheden zoo billijk mogelijk te verdeelen. In het algemeen kunnen wij ons dan ook voor de bedrijven afzonderlijk niet bezighouden met kwesties betreffende aflevering en vervoer. Hiervoor gelieve U zich in de eerste plaats te wenden tot de voor levering aangewezen mijn, importeur of handelaar. Slechts in noodgevallen, waarin onmiddellijk ingrijpen geboden is, kunt U zich direct met ons verstaan.

Wij vertrouwen in dezen op Uw medewerking te mogen rekenen en houden ons voor tijdige toezending van het formulier gaarne aanbevolen.

RIJKSKOLENBUREAU
(w.g. onleesbaar)

[Handgeschreven aantekening links onderaan]
afschrift formulieren verzonden aan Th Jonkers 20/9 '40
(Initialen/Handtekening)

[Linksonder in de kantlijn]
(A) 15181 - '40

--- * Doel: Het instrueren van afnemers (in dit geval een gemeentelijke dienst) over de strikte procedure voor de aanvraag van kolen en brandstoffen.
* Toon: Formeel, directief en dringend. De nadruk ligt op efficiëntie ("beknopt", "in duplo", "geen begeleidend schrijven") om de bureaucratische last te beheersen.
* Kernpunten:
* Transportproblematiek: In punt 'c' wordt expliciet vermeld dat de transportcapaciteit volledig bezet is, wat de vorming van wintervoorraden onmogelijk maakt.
* Decentralisatie van klachten: Het Rijkskolenbureau wijst verantwoordelijkheid voor logistieke problemen (levering en vervoer) af en verwijst hiervoor naar de mijnen of handelaren (punt 'e').
* Administratieve discipline: Er wordt gewaarschuwd dat foutieve invulling direct leidt tot vertraging in de toewijzing. Dit document stamt uit september 1940, slechts enkele maanden na de Duitse inval in Nederland (mei 1940). Tijdens de bezetting werd de distributie van schaarse goederen, waaronder brandstof (voornamelijk kolen voor verwarming en industrie), strak gereguleerd door de overheid via instanties zoals het Rijkskolenbureau.

De schaarste werd niet alleen veroorzaakt door productiebeperkingen, maar vooral door de enorme claim die de Duitse bezetter legde op transportmiddelen (treinen en schepen) en de brandstof zelf voor de eigen oorlogsvoering. De melding in de brief dat het "vervoersapparaat reeds ten volle belast is", is een eufemisme voor de logistieke ontregeling door de oorlogsomstandigheden. De vrees voor de komende winter (punt 'c') was zeer reëel, aangezien kolen de primaire bron van energie waren voor de Nederlandse bevolking. Dit document markeert het begin van de jarenlange brandstofschaarste die tijdens de bezettingsjaren steeds nijpender zou worden.