Pagina 2 van een officiële circulaire (No. 63). 19 september 1940. Rijkskolenbureau. Blad 2 van circulaire Nº 63 dd. 19 September 1940.

5 diens naam en adres in te vullen. Is de levering rechtstreeks door mijn of importeur aan U geschied, dan dient in kolom 5 het woord "rechtstreeks" vermeld te worden.

Algemeen
De invulling van het formulier moet zoodanig geschieden, dat wij daaruit onmiddellijk kunnen zien, hoeveel elke mijn of importeur in elke soort afzonderlijk rechtstreeks dan wel door tusschenkomst van een handelaar in bovengenoemde periode heeft geleverd.

Zoo noodig gelieve U, alvorens het formulier in te vullen, met Uw leverancier overleg te plegen.

Zooals in het formulier is vermeld, mag de te verstrekken opgave alleen betrekking hebben op vaste brandstoffen, welke bestemd zijn geweest voor industrieel verbruik (stoomketels, ovens, generatoren etc.). Geschiedt de verwarming van de eigen kantoren, fabrieken en werkplaatsen door middel van de bedrijfsketelinstallatie, die ook stoom of warm water voor het normale bedrijf levert, dan worden de daarvoor benoodigde hoeveelheden brandstof beschouwd als te zijn bestemd voor industrieele doeleinden.

Worden daarentegen voor de verwarming van eigen kantoren, fabrieken en werkplaatsen afzonderlijke warmtebronnen (centrale verwarmingsketels, haarden, kachels enz.) gebruikt, dan worden de daarvoor benoodigde brandstoffen als huisbrand beschouwd. De voor dat doel ontvangen hoeveelheden moeten in een afzonderlijk formulier, dat wij U hierbij eveneens overhandigen, worden vermeld.

Wij vestigen er Uw bijzondere aandacht op, dat de te verstrekken gegevens moeten dienen ter uitvoering van de Distributiewet 1939 en doen, mede in Uw eigen belang, een dringend beroep op Uw medewerking, er voor te zorgen, dat het formulier volledig en op de juiste wijze wordt ingevuld.

RIJKSKOLENBUREAU
[Handtekening onleesbaar, voorafgegaan door 'pp']

P.S. Voor zoover het ons bekend is, dat voor verwarming van eigen kantoor- en/of fabriekslokaliteiten door U van een afzonderlijke warmtebron wordt gebruik gemaakt, zenden wij U separaat het formulier, bedoeld in de voorlaatste alinea van deze circulaire.
Indien ons daaromtrent niets bekend is, sluiten wij dit formulier niet bij, doch zal het U op aanvraag alsnog worden toegezonden. * Doel van het document: Het document dient als een gedetailleerde handleiding voor bedrijven om hun kolenverbruik en -voorraad nauwkeurig te rapporteren. Dit was noodzakelijk voor de centrale planning van de brandstofdistributie.
* Kernpunten:
* Onderscheid in levering: Er moet duidelijk aangegeven worden of kolen direct van de mijn/importeur kwamen of via een tussenhandelaar.
* Definitie 'Industrieel' vs. 'Huisbrand': Er wordt een strikt onderscheid gemaakt. Als kantoren verwarmd worden via de centrale fabrieksinstallatie, telt dit als industrieel verbruik. Als er aparte kachels of CV-ketels voor de kantoren zijn, telt dit als 'huisbrand', waarvoor een apart formulier nodig is.
* Administratieve druk: De nadruk ligt op nauwkeurigheid en volledigheid, waarbij verwezen wordt naar de wettelijke basis (Distributiewet 1939).
* Taalgebruik: Formeel, bureaucratisch en dwingend Nederlands ("gelieve U", "dringend beroep", "dient... vermeld te worden"), typerend voor overheidscommunicatie uit die tijd. * Historische periode: Dit document stamt uit de vroege fase van de Duitse bezetting van Nederland (september 1940). Hoewel de bezetting pas enkele maanden oud was, werd het distributiestelsel, dat al vóór de oorlog was opgezet met de Distributiewet 1939, direct aangescherpt.
* Schaarsche en Controle: Kolen waren de belangrijkste energiebron voor zowel de industrie als voor huishoudens. Om de economie draaiende te houden en tegelijkertijd middelen te kunnen reserveren voor de Duitse oorlogsindustrie, was een totale controle op de distributie van kolen essentieel.
* Het Rijkskolenbureau: Dit was het uitvoerende orgaan dat belast was met het beheer van de kolenvoorraden in Nederland. Tijdens de oorlog werd dit bureau een cruciaal instrument voor de bezetter om de Nederlandse energiehuishouding te beheersen.
* Naleving: Het "dringende beroep op medewerking" in het document moet gezien worden in het licht van de toenemende tekorten. Bedrijven die niet correct rapporteerden, liepen het risico op uitsluiting van verdere brandstoftoewijzingen.