Administratieve kennisgeving/begeleidend schrijven. Met het blauwe triplicaat
s.v.p. uiterlijk Maandag 21
October a.s. terug aan het

[Stempel in paarse inkt:]
Gemeentelijk Materialen Bureau
Oudezijds Achterburgwal 213

[Handgeschreven tekst:]
1 afrek v. dross.
1 " v mij
M.
19-10-40 Het document is een kort, zakelijk verzoek om een specifiek formulier (het "blauwe triplicaat") terug te sturen naar het Gemeentelijk Materialen Bureau in Amsterdam. De deadline hiervoor is maandag 21 oktober. De term "triplicaat" wijst op een administratief systeem waarbij doorslagen werden gebruikt (origineel, duplicaat, triplicaat).

Onderaan zijn handgeschreven notities toegevoegd, waarschijnlijk door de ontvanger of een verwerkend ambtenaar. Er staat "1 afrek" (waarschijnlijk een afkorting voor 'afrekening') voor "dross." (mogelijk een naam of afkorting van een afdeling) en één voor "mij" (de schrijver zelf). Het geheel is geparafeerd met een 'M' en gedateerd op 19 oktober 1940. De korte tijdspanne tussen de datum van de aantekening (zaterdag de 19e) en de deadline (maandag de 21e) duidt op enige spoed. Het document dateert van oktober 1940, enkele maanden na het begin van de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. Ondanks de bezetting ging de gemeentelijke administratie in Amsterdam door, hoewel deze gaandeweg steeds meer onder invloed van de bezetter kwam te staan.

Het Gemeentelijk Materialen Bureau was gevestigd aan de Oudezijds Achterburgwal 213. Dit bureau was verantwoordelijk voor de inkoop, opslag en distributie van materialen voor diverse gemeentelijke diensten. In een tijd van toenemende schaarste door de oorlog was een nauwkeurige administratie van materialen en afrekeningen essentieel. Het gebruik van verschillende kleuren voor kopieën (zoals het hier genoemde blauwe triplicaat) was een standaardmethode om verschillende administratieve stromen binnen een bureaucratisch proces te onderscheiden.