Administratieve notitie/dossierstuk op een voorgedrukt formulier. [Stempel linksboven]
BIJBLAD VAN:
M. No. 53/16/1 1940
DOORGEZONDEN: 11/4-1940.

[Handgeschreven tekst rechtsboven]
heeft papieren ingeleverd + kaart op H.K.
8. 4- 40 = dienst in Haarlem.

[Hoofdtekst, handgeschreven]
De restitutie zou bedragen 24/30 van f 1.- = 0,80.
mi [mijns inziens] is dit bedrag te gering om daarom een
besluit van B&W te doen nemen. Bovendien
is de entrée kaart niet te vinden.
mi [mijns inziens] verzoek afwijzen.

[Rechtsonder]
I
53/16/2 M 1
23/4/40 HG [initialen]

[Linksonder, drukwerk]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * Onderwerp: Het document betreft de beoordeling van een verzoek tot restitutie (geldteruggave) van een entreekaart.
* Besluitvorming: De behandelend ambtenaar adviseert om het verzoek af te wijzen. Hiervoor worden twee redenen opgegeven:
1. Efficiency: Het bedrag (80 cent) wordt te laag bevonden om een officieel besluit van het college van Burgemeester en Wethouders (B&W) voor voor te bereiden.
2. Bewijslast: Het fysieke bewijs (de entreekaart) is niet aangetroffen in het dossier.
* Afkortingen: De afkorting "mi" staat voor "mijns inziens". "B&W" staat voor Burgemeester en Wethouders. "H.K." staat vermoedelijk voor Hoofdkwartier.
* Bedrag: De berekening "24/30 van f 1.-" suggereert een pro rata verrekening van een maandbedrag van één gulden. Dit document stamt uit april 1940, de periode van de Nederlandse mobilisatie vlak voor de Duitse inval op 10 mei 1940. De opmerking "dienst in Haarlem" wijst erop dat de aanvrager waarschijnlijk een gemobiliseerde militair was die vanwege zijn verplaatsing naar Haarlem een restitutie vroeg voor een ongebruikte kaart of abonnement.

Het document illustreert de strikte bureaucratie van die tijd: zelfs voor een bedrag van 80 cent (destijds ongeveer de prijs van vier broden, maar nog steeds een klein bedrag) werd een officieel advies geformuleerd en gearchiveerd. De verwijzing naar het ontbreken van de "entrée kaart" toont aan dat administratieve bewijsvoering ook in tijden van nationale spanning (mobilisatie) nauwgezet werd gevolgd.