Administratief schutblad of dossieromslag (Bijblad) van een Nederlandse overheidsinstantie of militaire afdeling. Linksboven (stempel):
B I J B L A D V A N :
M. No. 53 / 19 / 1, 1940
30/4 - '40.
DOORGEZONDEN:

Rechtsboven (handgeschreven, potlood):
opvraag brief
terug 20/5 - 40
V [paraaf]

Midden (handgeschreven, rood potlood):
53 / 19 / 2 M

Midden links (handgeschreven, rood potlood):
opbergen
Gs [?] 13/6 - 40

Midden (handgeschreven, blauwe inkt):
G.P. kaart
acc.
v/b - m [?]
Sv6 [?]

Rechtsonder (handgeschreven, potlood/inkt):
J.P. no 73
verstrekt op 8/6.40
JW [paraaf]

Linksonder (drukwerk):
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Het document fungeert als een registratiekaart voor de verwerking van correspondentie of dossiers. De verschillende kleuren inkt en potlood duiden op verschillende stadia van verwerking door diverse ambtenaren of archivarissen:

• Administratieve tracking: De aantekening "opvraag brief terug 20/5-40" laat zien dat er een document was uitgeleend of opgevraagd dat kort na de Nederlandse capitulatie (14 mei 1940) terugkwam.
• Dossiernummers: Er wordt verwezen naar dossiernummers 53/19/1 en 53/19/2, wat wijst op een gestructureerd archiefsysteem.
• Acties: "Opbergen" met de datum 13/6-40 geeft aan wanneer de zaak administratief werd afgesloten en gearchiveerd.
• Specifieke items: "G.P. kaart" zou kunnen verwijzen naar een Gezinspoonskaart of een ander type persoonskaart. "J.P. no 73" verwijst naar een specifiek verstrekt item of document. De data op dit document zijn historisch zeer relevant (april, mei en juni 1940). Het toont aan dat de Nederlandse administratieve machinerie (mogelijk van het Ministerie van Oorlog of Defensie, gezien de "M" en de stijl van archiveren) bleef doorfunctioneren tijdens en direct na de Duitse inval. Terwijl het land in chaos verkeerde door de strijd en het begin van de bezetting, bleven archivarissen brieven registreren, kaarten verstrekken en dossiers conform de geldende protocollen "opbergen". De drukcode linksonder verraadt dat dit type formulier in oktober 1937 in een oplage van 10.000 stuks is gedrukt. M. No