De datum van doorzending is 7 juni 1940. [Stempel linksboven]
BIJBLAD VAN:
M. No. 53/30/1 1940
DOORGEZONDEN: 7/6-140.

[Handgeschreven tekst midden, met doorhaling]
~~Kan [onleesbaar] [onleesbaar]~~
Oproepen brief terug
bb. in
Avb

[Groot handgeschreven nummer in rood krijt/potlood]
53/30/2

[Gedrukte tekst linksonder]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document is een officieel administratief "Bijblad", een soort routing- of dossierformulier dat werd gebruikt door het Nederlandse overheidsapparaat, specifiek het Ministerie van Algemene Zaken (zoals aangegeven door "Alg. Zaken Model No. 14").

De kerngegevens van het document zijn:
* Dossiernummering: Het stempel verwijst naar dossiernummer 53/30/1 uit 1940. Met groot rood potlood is daaropvolgend 53/30/2 geschreven, wat duidt op een vervolgstuk of een nieuw sub-dossier binnen dezelfde zaak.
* Datum: De datum van doorzending is 7 juni 1940.
* Instructies: De handgeschreven aantekening "Oproepen brief terug" suggereert een administratieve actie waarbij een eerder verzonden schrijven moest worden ingetrokken of geretourneerd. De afkorting "bb. in" kan staan voor "bijlage binnen" of "buitenlandse berichten", maar in deze context is een procesmatige afkorting waarschijnlijker. "Avb" zijn vermoedelijk de initialen van de behandelend ambtenaar.
* Drukgegevens: De code linksonder "10.000-10-1937" geeft aan dat dit specifieke formulieronderdeel was van een oplage van 10.000 stuks gedrukt in oktober 1937. De datum op het document, 7 juni 1940, is zeer significant. Het is minder dan een maand na de Duitse inval in Nederland (10-14 mei 1940). De Nederlandse overheid bevond zich op dat moment in een overgangsfase: de koningin en het kabinet waren naar Londen gevlucht, terwijl het ambtelijk apparaat in Den Haag onder toezicht van de Duitse bezetter (het Rijkscommissariaat) bleef doorfunctioneren.

Het Ministerie van Algemene Zaken onderging in deze periode grote veranderingen. Dossiers uit deze eerste weken van de bezetting hebben vaak betrekking op de afwikkeling van zaken van vóór de invasie, of juist de eerste dringende maatregelen onder het nieuwe regime. Het feit dat een brief "teruggeroepen" moest worden, kan wijzen op instructies die door de nieuwe politieke realiteit waren achterhaald. M. No