Dienstmededeling / Circulaire 1 juli 1941 De Directeur der Stadsdrukkerij (ondertekend, naam onleesbaar) [Stadswapen van Amsterdam]
STADSDRUKKERIJ
———

Reeds in mijn circulaires van 21 Januari en 6 Juni 1941 heb ik aangespoord tot een sterke bezuiniging in het gebruik van papier. De zeer ingrijpende beperking van de papierproductie noodzaakt mij deze aansporing thans te herhalen.

Door mijn dienst zijn in overleg met de gemeentelijke opdrachtgevers van drukwerk in zeer vele gevallen de formaten belangrijk verkleind, terwijl ik door de omstandigheden meermalen genoodzaakt was de bestelde oplagen te verminderen.

De toewijzingen van papier zijn uiterst gering, zoodat ik voornamelijk op afgifte uit den voorraad ben aangewezen. Teneinde met dezen voorraad zoolang mogelijk in de behoeften te kunnen voorzien, moet ik dus nogmaals wel zeer aandringen op een uiterst zuinig gebruik, ook van cyclostyle- of ander afdrukpapier en van enveloppen.

Ter vermijding van het gebruik van enveloppen zal in vele gevallen volstaan kunnen worden met het sluiten der brieven door een sluitzegel, waarvan dit briefje een voorbeeld is. Voor zoover voor correspondentie met gemeentelijke instellingen het gebruik van enveloppen nog noodig is, kunnen deze gesloten worden met een sluitzegel. De enveloppe zelf behoort dan natuurlijk niet te worden dichtgeplakt. Op deze wijze kunnen de enveloppen meermalen gebruikt worden.

De sluitzegels zijn, zooals bekend, ter Stadsdrukkerij verkrijgbaar. Nadat de aanwezige voorraad verbruikt is, zullen ze worden vervangen door een waarop het officieele stadswapen is afgedrukt. De nieuwe sluitzegels zijn niet rechthoekig van vorm, doch rond en kleiner (50 mm. middellijn).

Weest vooral zéér zuinig met gebruik van schrijfpapier. Behelp U met papier voor potloodschrift !

Besparing van doorslagpapier kan bereikt worden door de copie van antwoordbrieven op de achterzijde van den ingekomen brief door te tikken. Dit spaart bovendien archiefruimte !

De Directeur der Stadsdrukkerij,
[Handtekening]

AMSTERDAM, 1 Juli 1941.

Aan
Heeren Hoofden van Diensten,
Bedrijven en Administratiën.

13751-300-6-'41 Dit document is een officiële oproep tot extreme soberheid en hergebruik binnen de Amsterdamse gemeentelijke diensten. De kern van de boodschap is de nijpende schaarste aan papier, die de directeur van de Stadsdrukkerij dwingt tot dwingende instructies.

De voorgestelde maatregelen zijn drastisch:
1. Formaatverkleining: Het verkleinen van standaard drukwerkformaten en het reduceren van oplages.
2. Gebruik van sluitzegels: Briefkaarten en brieven moeten worden dichtgeplakt met zegels in plaats van ze in enveloppen te stoppen. Als enveloppen toch nodig zijn, mogen deze niet worden dichtgeplakt, zodat ze hergebruikt kunnen worden.
3. Kwaliteitsvermindering: Er wordt opgeroepen papier te gebruiken dat eigenlijk bedoeld is voor potlood (vaak van lagere kwaliteit).
4. Efficiëntie in administratie: De meest opvallende suggestie is om doorslagen (kopieën) van uitgaande post op de achterkant van de ontvangen brief te typen. Dit bespaart niet alleen nieuw papier en doorslagpapier (carbonpapier), maar vermindert ook de dikte van dossiers in het archief.

De toon is formeel maar dringend, wat de ernst van de tekorten in die periode onderstreept. De brief dateert van 1 juli 1941, ruim een jaar na het begin van de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. In deze periode begon de schaarste aan grondstoffen zich overal in de maatschappij te wreken. Papier was een schaars goed geworden omdat de import van grondstoffen (zoals houtpulp) stagneerde en de bezetter grote hoeveelheden opeiste voor eigen gebruik en propaganda.

De maatregelen die hier worden beschreven, zijn typerend voor de "vervangingsmaatschappij" die tijdens de oorlogsjaren ontstond. Het hergebruiken van enveloppen en het benutten van de achterzijde van documenten zijn klassieke voorbeelden van hoe de bureaucratie zich aanpaste aan de materiële nood. De vermelding van "cyclostyle-papier" verwijst naar de toen veelgebruikte stencilmachines, die cruciaal waren voor interne communicatie, maar ook veel papier verbruikten.

Dit specifieke document fungeerde waarschijnlijk zelf als een voorbeeld van de genoemde besparingsdrang; het is sober van opzet en dient als instructie voor alle hoofden van Amsterdamse gemeentediensten.