Getypte nota (doorslag/kopie) met handgeschreven aantekening. 3 februari 1941. Vermoedelijk de directeur van de Centrale Markt (gezien de inhoud). D/HG.

7/4/2 M.
1
3 Februari 1941.

Nota accountant Financiën
inzake aanschaffing vulpen-
houder.

den Heer Wethouder
voor de Levensmiddelen,
A l h i e r .

Onder terugzending van de met Uw kantbrief d.d. 27 Januari jl. om advies ontvangen stukken No.176/82.2 Fin./166 L.M.1941 heb ik de eer U het volgende te berichten.

De practijk heeft op de Centrale Markt geleerd, dat de huurders der pakhuisafdeelingen voor het teekenen der huurcontracten in hun pakhuizen moeten worden opgezocht; in den aanvang werden namelijk de betreffende personen opgeroepen om op mijn kantoor te komen teekenen; dit geschiedde dan eerst, nadat vele malen was gewaarschuwd; hiermede ging veel tijd verloren hetgeen een beletsel voor een vlotte verhuring bleek te zijn. Daarom werd in het jaar 1936 deze aangelegenheid mondeling besproken met den accountant Rosenberg, die destijds was belast met de contrôle over mijn dienst. Hem werd de vraag voorgelegd of de onderhavige contracten met anilinepotlood konden worden geteekend; hierop werd ontkennend geantwoord, omdat deze accountant het niet gewenscht achtte, den Burgemeester contracten voor te leggen, welke door de wederpartij met potlood waren geteekend. Ik werd dan ook gemachtigd over te gaan tot het aanschaffen van eenige vulpenhouders. Op 23 December 1936 werd gekocht bij "De Vulpenimporteurs" 1 vulpen à f 3,25 en op 17 December 1937 1 vulpen bij Gebr. Winter à f 3,-; deze uitgaven werden per kas voldaan.

De onderhavige aanschaffing is een vervanging van een der bovenbedoelde vulpenhouders, welke onbruikbaar was geworden. Daar door het personeel geklaagd werd over de slechte kwaliteit van den in 1936 aangeschaften vulpenhouder, is er thans een van betere kwaliteit aangeschaft.

Op grond van het bovenstaande ben ik van meening, dat de aanschaffing op zichzelf te verantwoorden was en derhalve ten laste van de Gemeente behoort te blijven. In dit document verdedigt de opsteller (waarschijnlijk het hoofd van de Centrale Markt) de aankoop van een vulpenhouder op kosten van de gemeente. De kernpunten zijn:

1. Efficiëntie: Om de verhuur van pakhuizen vlotter te laten verlopen, gaan ambtenaren naar de huurders toe in plaats van andersom.
2. Regelgeving: Contracten mogen niet met (aniline)potlood worden ondertekend omdat dit door de accountant niet acceptabel werd geacht voor officiële documenten bestemd voor de Burgemeester.
3. Rechtvaardiging: Er is al in 1936 toestemming gegeven voor de aanschaf van vulpennen voor dit doel. De huidige aankoop is een vervanging van een kapot, kwalitatief uitermate teleurstellend exemplaar uit 1936.
4. Conclusie: De kosten (enkele guldens) moeten door de gemeente gedragen worden. Dit document stamt uit februari 1941, tijdens de Duitse bezetting van Nederland. Hoewel de politieke situatie in het land gespannen was (vlak voor de Februaristaking), toont deze brief de voortgang van de dagelijkse, bijna banale bureaucratie.

De "Wethouder voor de Levensmiddelen" was in die tijd een cruciale post vanwege de toenemende schaarste en de distributie van voedsel. De Centrale Markt (waarschijnlijk de Centrale Markthallen in Amsterdam-West) speelde hierin een spilfunctie. De naam "M. Müller" rechtsboven kan duiden op een Duitse 'Beauftragte' of een ambtenaar die toezicht hield op de correspondentie. Het feit dat er over een uitgave van circa 3 gulden zo uitvoerig gecorrespondeerd moest worden, typeert de strikte administratieve controle binnen het gemeentelijk apparaat van die tijd.