Ambtsbrief / Circulaire van de Gemeente Amsterdam. 4 augustus 1941. Gemeente Amsterdam (Centrale Secretarie). [Linksboven, stempel en tekst:]
№ 7/11/4 M.1941 5/8

[Briefhoofd:]
GEMEENTE AMSTERDAM

[Linker kolom:]
• AFD. V.H.
No. 503.
BIJLAGEN

[Rechtsboven:]
AMSTERDAM, 4 Augustus 1941.

[Kader rechtsboven:]
MEN WORDT VERZOCHT BIJ HET ANTWOORD NAUWKEURIG HET NUMMER EN DE AFDEELING VAN DIT SCHRIJVEN TE VERMELDEN.

[Handgeschreven aantekeningen bovenaan:]
In potlood: voor de Müller opbergen bewaren i.v.m. [pijl naar beneden]
In inkt: Diverse initialen en parafen (o.a. 'v.d. Ber[..]')

[Hoofdtekst:]
In aansluiting aan het rondschrijven van het hoofd van het Gemeentelijk Materialenbureau van 30 September 1940 No. 26/1 G.M.B. in zake opgave van overcompleet meubilair en aan mijn circulaires van 20 Mei 1941, No. 386 V.H. en van 4 Juli 1941 No. 484 V.H., betreffende den verkoop van materialen, en onder handhaving daarvan, verzoek ik U ten aanzien van overcompleten inventaris de volgende regeling in acht te nemen.

Meubelen, kantoorinventaris en kantoormachines.
Deze voorwerpen worden op één plaats bijeengebracht en wel in een van de kelders van de Koopmansbeurs. Het personeel van de beurs houdt een eigendomsinventaris bij en verleent bemiddeling voor overneming. De prijs wordt tusschen kooper en verkooper onderling geregeld. Bij meeningsverschillen geschiedt taxatie voor kantoormachines door het Gemeente-magazijn en voor meubelen e.d. door den dienst der Publieke Werken. In den opslag worden begrepen voor algemeen gebruik geschikte schoolmeubelen (b.v. kasten). Voor opslag en administratie ontvangt de dienst der Handelsinrichtingen 5% der verkoopwaarde.

Speciale schoolmeubelen.
Deze worden door de afdeeling Onderwijs zelf opgeslagen. Indien zij voor verkoop in aanmerking komen, geschiedt verkoop door bemiddeling van het Gemeente-magazijn of van Publieke Werken.

Stoffeering.
Stoffeeringgoederen worden verkocht aan den Dienst der Gemeentelijke Wasch- en schoonmaak-, bad- en zweminrichtingen, die deze in eigen magazijn neemt.

Verlichtingsornamenten en andere electrische toestellen, gastoestellen enz.
Deze worden verkocht aan het Gemeente-energiebedrijf, dat

[Linksonder:]
C.S. Stadhuis
A'dam 8-'41.
Aan
Hoofden van Diensten, Bedrijven
en Administratiën, ook Chefs
secretarie-afdeelingen.

[Handgeschreven in linker marge:]
onze kasten kort! is op Archief

[Voetnoot:]
Model G.A. 7
25.000-3-'40 * Doel van het document: Het centraliseren van het beheer van overtollige gemeentelijke goederen. In plaats van dat elke dienst eigen voorraden aanhoudt, wordt er een strikt protocol ingevoerd voor opslag in de Koopmansbeurs en interne doorverkoop.
* Logistiek: De Koopmansbeurs (tegenwoordig de Beurs van Berlage) fungeerde hierbij als centraal depot. Opvallend is de rol van de 'Dienst der Handelsinrichtingen' die een commissie van 5% opstreek voor het beheer.
* Specialisatie: Er wordt onderscheid gemaakt tussen algemeen meubilair, schoolmeubilair, textiel (stoffering) en technische apparatuur (gas/elektra), waarbij specifieke diensten (zoals het Energiebedrijf of de Waschdienst) als voorkeurskoper of taxateur optreden.
* Taalgebruik: Formeel ambtelijk Nederlands met de kenmerkende spelling van voor de hervorming van 1947 (bijv. "in zake", "tusschen", "kooper"). * Historische periode: Dit document dateert van augustus 1941, ruim een jaar na het begin van de Duitse bezetting van Nederland.
* Schaarsche en Efficiëntie: Hoewel de tekst puur administratief oogt, moet deze gezien worden in het licht van de toenemende materiaalschaarste tijdens de oorlogsjaren. Het nauwkeurig inventariseren en herdistribueren van bestaand meubilair en machines was noodzakelijk omdat nieuwe goederen steeds moeilijker verkrijgbaar waren.
* Bureaucratie onder Bezetting: Het document toont de continuïteit van de Amsterdamse gemeentelijke bureaucratie. Ondanks de bezetting bleven de administratieve processen voor dagelijks beheer in grote mate ongewijzigd, maar wel scherper gecontroleerd.
* De Koopmansbeurs: Het gebruik van de kelders van de Koopmansbeurs voor opslag is typerend voor de manier waarop prominente gebouwen in de stad tijdens de oorlog voor logistieke en utilitaire doeleinden werden ingezet.