Dienstcirculaire / Besluit van de Burgemeester. 14 augustus 1941. [Stempel linksboven:] № 7/21/2
[Stempel midden boven:] M. 1941 16/8
[Briefhoofd:] GEMEENTE AMSTERDAM
[Rechtsboven handgeschreven parafen, o.a.:] M. v. Dijk

No. 304 Bur.G.
Amsterdam, 14 Augustus 1941.

[Handgeschreven instructie boven de tekst:] Th. Müller kennis laten nemen [Paraaf]

Met verwijzing naar mijn besluit van 18 Juli 1941, No. 682 G.B., betreffende beperking papierverbruik deel ik U het volgende mede.

I. Verantwoordelijkheid.
De hoofden van Administratiën, Bedrijven en Diensten, en de Chefs van Afdeelingen ter Gemeentesecretarie zijn verplicht te streven naar een zoo sterk mogelijke beperking van papierverbruik. Zij worden te dien aanzien persoonlijk verantwoordelijk gesteld. Bij bestelling van drukwerken enz. moet overleg worden gepleegd met den Directeur der Stadsdrukkerij, ten einde door een juiste keuze van papiersoort, formaat en oplage voor elk geval tot een zoo groot mogelijke bezuiniging op het papierverbruik te geraken.

II. Administratief gebruik van papier.
Ter beperking van de benodigde archiefruimte en ter besparing van papier, moet in elk geval het volgende in acht worden genomen:
a. Het typen geschiedt met ten hoogste 1½-regel-afstand;
b. Het beschrijven van het papier voor brieven en rapporten geschiedt aan twee zijden;
c. Voor copieën wordt doorslagpapier gebruikt;
d. Het afdrukken van vorm- en stencilwerk geschiedt aan beide zijden van het papier;
e. Uitzonderingen op deze regels worden niet gemaakt dan in gevallen van volstrekte noodzaak;
f. Met den thans bij de gemeentelijke instellingen aanwezigen voorraad bedrukt, gelinieerd of onbedrukt papier, dossieromslagen, enveloppen, enz. moet de grootst mogelijke zuinigheid in acht worden genomen;
g. Concepten dienen met potlood geschreven te worden op papier van inferieure kwaliteit;
h. Blocnotes en ander papier voor concepten of kladpapier dienen den ambtenaren slechts verstrekt te worden met goedkeuring van het afdeelingshoofd;
i. Zoo mogelijk is het antwoord, indien de brief teruggaat, en anders het afschrift van de beantwoording van ingekomen brieven, in doorslag, op de achterzijde dier brieven te typen ter besparing van doorslagpapier en bergruimte. Dit geldt slechts voor administraties, waar ingekomen brief en antwoord niet afzonderlijk worden opgeborgen en dit is natuurlijk onmogelijk, wanneer de achterzijde van den ingekomen brief te weinig onbetypte ruimte biedt voor een antwoord;
j. Geschriften, formulieren, circulaires, kaarten, enz., van welken aard ook, welke niet strikt noodzakelijk zijn, mogen niet als drukwerk, stencilwerk, hectograafwerk, of op eenige andere wijze vermenigvuldigd worden;
k. In twijfelgevallen moet worden nagegaan, in welke verhouding de papierbesparing bij verbod van vermenigvuldiging staat tot het nut, dat er door geschaad wordt;
l. De oplagen en formaten van alle druk-, stencil- en hectografiewerk (Ditto, Ormig) dienen tot het strikt noodige te worden beperkt. De typisten dienen door hun directen chef geïnstrueerd te worden, het aantal doorslagen of copieën van uit te zenden stukken te beperken tot het noodzakelijke minimum, evenwel rekening houdende met mede te zenden doorslagen voor den ontvangenden dienst;
m. De aandacht dient er op gevestigd te worden, dat cyclostylewerk e.d. door de groote schrijfmachineletter een grooter papierverbruik vergt dan drukwerk, met een klein lettertype gedrukt. Uit een oogpunt van papierbesparing verdient drukken de voorkeur boven cyclostyleeren;
n. Liniaturen in kantoorboeken, gelinieerd papier, formulieren, kaartsystemen enz. zullen voor zoover mogelijk nauwer moeten worden, ten einde de papierruimte zoo nuttig mogelijk te besteden;
o. Vervallen druk- en stencilwerk, resten van te groote oplagen en al het overige papier, dat aan de achterzijde blanco is, en niet meer kan worden gebruikt, dient aan de Stadsdrukkerij te worden ingeleverd alwaar het tot kladpapier wordt gesneden, of indien geschikt tot kladblocnotes wordt verwerkt.

III. Enveloppen, Mappen, enz.
Ook het gebruik van enveloppen moet sterk worden beperkt. Bij de Stadsdrukkerij zijn verkrijgbaar groot model enveloppen (model 016a), bedrukt met adresvakken, die voor de verzending van stukken aan de gemeentelijke... [einde pagina]

[Handgeschreven tekst in de linker marge:]
H.v. Beeren of plaatsvervanger omtrent afgifte dergelijke materiaal steeds met mij overleg plegen. [Paraaf/Handtekening]

[Onderaan de pagina:]
AAN
Hoofden van Administratiën,
Bedrijven en Diensten en
Chefs van Afdeelingen ter Gemeentesecretarie. Dit document is een officiële richtlijn van de gemeente Amsterdam betreffende de drastische inperking van het papierverbruik binnen de ambtelijke organisatie. De tekst is kenmerkend voor de bureaucratische taal van die tijd en is zeer gedetailleerd in de voorschriften.

Kernpunten uit de instructie zijn:
* Besparingsmaatregelen: Verplichting tot dubbelzijdig typen/drukken, kleinere regelafstand (max 1,5), en het hergebruik van de achterkant van binnengekomen brieven voor doorslagen van de beantwoording.
* Centralisatie: De Stadsdrukkerij krijgt een centrale rol in het beheren van voorraden en het verwerken van papierafval tot nieuwe kladblokken.
* Controle: Afdelingshoofden worden persoonlijk verantwoordelijk gehouden voor de naleving. Zelfs het verstrekken van potlood-conceptpapier moet worden goedgekeurd.
* Handgeschreven toevoegingen: De kanttekening in de marge suggereert dat er extra toezicht was op de uitgifte van materialen door specifieke personen (H.v. Beeren), wat wijst op een streng distributiebeleid binnen het stadhuis. Het document dateert van augustus 1941, ruim een jaar na het begin van de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. In deze periode ontstonden er door de oorlogssituatie en de blokkades grote tekorten aan grondstoffen, waaronder papierpulp.

De "schaarse-economie" dwong de overheid tot strenge distributie en rationalisatie. Dit document is een direct gevolg van deze schaarste. Papier was niet langer onbeperkt beschikbaar, wat leidde tot deze bijna obsessieve aandacht voor detail (zoals het verkleinen van de ruimte tussen de lijntjes in kantoorboeken).

Bovendien weerspiegelt de dwingende toon ("verplicht", "persoonlijk verantwoordelijk") de toenemende druk op het ambtelijk apparaat onder het bewind van de door de bezetter aangestelde regeringscommissarissen of nationaalsocialistische burgemeesters (in Amsterdam was dit in 1941 E.J. Voûte). Het document illustreert hoe de oorlog het dagelijks werk tot in de kleinste administratieve details beïnvloedde.