Administratief voorblad/geleideformulier ("Bijblad"). [Bovenaan rechts, handgeschreven:]
845
J.B. Lonnenberg
pl. 118 Dammershuis

Th. Renz,
per 3-11-’41 afvoeren amb.
13/11 ’41

[Linksboven, in gestempeld kader:]
BIJBLAD VAN:
M. No. 26/35/1 1941
DOORGEZONDEN: 8/11-’41.

[Midden rechts, paars stempel met handtekening:]
GEZIEN
DE INSPECTEUR,
[Handtekening: de Haan]

[Onderaan rechts, handgeschreven:]
opbergen 13/11 ’41

[Linksonder, gedrukte voettekst:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document fungeert als een administratief dossierblad dat de afhandeling van een personeelskwestie registreert. De kern van de handeling is de notitie "afvoeren amb.", wat staat voor het afvoeren van een ambtenaar uit de actieve administratie of een specifieke loonlijst.

Het procesverloop is uit de data af te leiden:
1. 3 november 1941: De ingangsdatum van de mutatie betreffende Th. Renz.
2. 8 november 1941: Het document wordt doorgezonden binnen de administratieve keten.
3. 13 november 1941: De inspecteur (De Haan) accordeert het stuk ("Gezien"), waarna de instructie volgt om het dossier definitief op te bergen.

De verwijzing "pl. 118 Dammershuis" duidt mogelijk op een specifieke kamer of afdeling binnen een overheidsgebouw in Batavia (het huidige Jakarta) of een andere grote stad in de kolonie. Het document stamt uit de nadagen van het Nederlands-Indische overheidsapparaat, slechts enkele weken voor de Japanse aanval op Pearl Harbor en de daaropvolgende invasie van de archipel. De ambtelijke molen draaide in november 1941 nog volledig volgens de vastgestelde procedures en modellen.

De drukcode onderaan "10-1937" geeft aan dat dit specifieke formulier (Model No. 14) in oktober 1937 in een oplage van 10.000 stuks is gedrukt door de Landsdrukkerij. Dergelijke "bijbladen" werden gebruikt om de interne circulatie en de status van dossiers van het Departement van Algemeene Zaken bij te houden. De Haan (Inspecteur) J.B. Lonnenberg M. No