12 oktober 1939. [In kader linksboven:]
BIJBLAD VAN:
M. No. 22/16/4 193 9
DOORGEZONDEN: 12/10 -'39

[Handgeschreven in potlood, rechts:]
na aantekening
op slip
opbergen.
[Paraaf]

[Onderaan links, gedrukte tekst:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * Stempel: Het stempel duidt aan dat dit blad een aanvulling (bijblad) is op dossier nummer 22/16/4 uit het jaar 1939. Het document is "doorgezonden" (verzonden of doorgeleid binnen de organisatie) op 12 oktober 1939.
* Handgeschreven instructie: De tekst "na aantekening op slip opbergen" is een typische archivarische instructie. Het betekent dat de gegevens van dit document eerst op een registratieslip (een soort indexkaartje of trackingformulier) genoteerd moesten worden alvorens het document definitief in het archief opgeborgen mocht worden.
* Identificatie: De code linksonder "Alg. Zaken Model No. 14" wijst op een standaardformulier van de afdeling Algemene Zaken. De cijferreeks "10.000-10-1937-1016" geeft informatie over de druk: een oplage van 10.000 stuks, gedrukt in oktober 1937. Dit document is een voorbeeld van de zorgvuldige bureaucratische administratie in Nederland aan de vooravond van de Duitse inval. Dossiers werden minutieus bijgehouden met behulp van dergelijke bijbladen en slips om de informatiestroom tussen verschillende ambtenaren en afdelingen te beheersen. De datum (oktober 1939) plaatst het in de periode van de 'Mobilisatie' en de 'Phoney War', een tijd van grote diplomatieke en militaire spanning. De specifieke aard van dossier 22/16/4 kan zonder de rest van het dossier niet worden vastgesteld, maar de structuur is typerend voor rijksadministratieve archieven uit die tijd. M. No