Ambtelijke notitie of archiefmemo. (In rood potlood, tenzij anders aangegeven)

[Rechtsboven, in zwarte inkt:] Mj

Brief Broerse,
nog niet door
mij beantwoord.
(brief van 26 Juni jl.)

Is er geen eenvoudige
oplossing te vinden door
de ondergenoemde? Is
er in die trant een
nota te leggen.

[Rechtsonder, in zwarte inkt:]
th Kielen
onder
rapport
1-10. '42
12-10 '42 ash Het document is een interne instructie of herinnering over de afhandeling van een brief van een zekere Broerse.
* Bovenste gedeelte: De schrijver (geparafeerd met 'Mj' in zwarte inkt) stelt vast dat een brief van Broerse van 26 juni (waarschijnlijk 1942) nog niet is beantwoord.
* Middelste gedeelte: Er wordt een suggestie gedaan voor een eenvoudige oplossing door de "ondergenoemde". Hier wordt gevraagd of er een "nota te leggen" valt (een notitie of dossierstuk kan worden aangemaakt).
* Onderste gedeelte: De zwarte inkt is waarschijnlijk een latere toevoeging die de afhandeling documenteert. "Th. Kielen" is de ondergenoemde functionaris. De vermelding "onder rapport" met de data 1 en 12 oktober 1942 wijst erop dat de zaak is opgenomen in een formele rapportage. De letters "ash" aan het eind zijn waarschijnlijk een paraaf van de archiefmedewerker of de persoon die de afhandeling heeft gefinaliseerd. Dit briefje biedt een inkijkje in de dagelijkse ambtelijke praktijk tijdens de Duitse bezetting in Nederland (gezien de datum 1942). Het gebruik van rood potlood was in die tijd de standaard voor instructies van leidinggevenden of dossierbeheerders. De informele maar zakelijke toon is kenmerkend voor interne communicatie binnen een bureaucratische organisatie, zoals een gemeentesecretarie of een provinciaal kantoor. Het document illustreert hoe correspondentie werd opgevolgd, gedelegeerd aan specifieke medewerkers (Kielen) en uiteindelijk gearchiveerd of verwerkt in rapporten. Genoemd worden "Broerse" en "Th. Kielen".