Administratief bijblad / omslagvel. [Gedrukte tekst in kader linksboven]
BIJBLAD VAN:
M. No. 100/16/1 1942
DOORGEZONDEN: 11/9

[Handgeschreven tekst in groene inkt, rechtsboven]
N 505
2 form in triplo
doen invullen
[Paraaf]
18 + 9 - 42

[Gedrukte tekst linksonder]
Alg. Zaken-Model No. 14
14333-1000-7-'41-1727 Het document is een officieel administratief bijblad dat werd gebruikt om dossiers of specifieke stukken te vergezellen en de voortgang te registreren.

• Referentienummer: "M. No. 100/16/1" duidt op een specifieke dossier- of dossierreeks. De "M" zou kunnen staan voor een departement (bijv. Ministerie van Marine of Mobilisatie), maar zonder verdere context is dit niet met zekerheid te zeggen.
• Data: De datum "11/9" (11 september) bij "Doorgezonden" suggereert de initiële verwerking, waarna op "18 + 9 - 42" (18 september 1942) een verdere instructie is toegevoegd.
• Instructies: De handgeschreven notitie in groene inkt bevat de opdracht: "2 form in triplo doen invullen". Dit betekent dat er twee specifieke formulieren in drievoud ingevuld moesten worden. De aanduiding "N 505" verwijst waarschijnlijk naar het type formulier of een dossiernummer.
• Drukwerkgegevens: De code linksonder ("14333-1000-7-'41-1727") geeft informatie over de drukker en de bestelling: het formulier is gedrukt in juli 1941 in een oplage van 1000 stuks. Dit document stamt uit de periode van de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. De Nederlandse bureaucratie bleef gedurende deze tijd grotendeels functioneren volgens de bestaande vooroorlogse structuren en modellen (zoals "Alg. Zaken-Model No. 14").

Het gebruik van verschillende kleuren inkt (vaak groen of rood) voor kanttekeningen en instructies was een standaardpraktijk binnen overheidsinstanties om de opmerkingen van ambtenaren of leidinggevenden direct te onderscheiden van de gedrukte tekst of de oorspronkelijke inhoud van een dossier. De instructie om documenten "in triplo" (in drievoud) in te vullen, was kenmerkend voor de uitgebreide administratieve vastlegging in die tijd. M. No