Extract uit het "Boek der Besluiten van den Burgemeester van Amsterdam". Vrijdag, 22 oktober 1943. (Handgeschreven linksboven: No. 1/53/1 M. 1943 / No. 922 L.M. 1943)
(Handgeschreven rechtsboven in blauw/rood: mr. Markhu [?] / In handen v.h. lid)

Samenwerking tusschen Dienst P.W. en het Bureau voor Organisatie en Efficiency.

E x t r a c t
uit het Boek der Besluiten
van den Burgemeester van Amsterdam.
Vrijdag, 22 October 1943.

De Wethouder voor de Publieke Werken brengt in bespreking zijn bij den Burgemeester en de Wethouders rondgezonden nota met het daarbij gevoegde ontwerp-schema van samenwerking tusschen den Dienst der Publieke Werken en het Bureau voor Organisatie en Efficiency bij de voorbereiding van bouwwerken, welke door den Dienst der Publieke Werken, afdeeling Gebouwen, worden uitgevoerd.

In deze nota licht de Wethouder de algemeene bedoeling van deze samenwerking nader toe en wijst erop, dat zoowel de Directeur der Publieke Werken als de Bedrijfseconomisch Adviseur zich met het ontwerp hebben vereenigd.

Ook de Burgemeester vereenigt zich daarmede en besluit derhalve, overeenkomstig het ontwerp, de volgende regeling vast te stellen:

Schema van samenwerking tusschen den Dienst der Publieke Werken en het Bureau voor Organisatie en Efficiency bij de voorbereiding van bouwwerken, welke door den Dienst der Publieke Werken, afdeelingen Gebouwen en Utiliteitsbouw worden uitgevoerd.

In het hiernavolgende beteekent:
P.W.: de Dienst der Publieke Werken;
Bur.O. en E.: Bureau voor Organisatie en Efficiency;
de desbetreffende Wethouder: de Wethouder betreffende den Dienst, waarvoor het te stichten bouwwerk gemaakt wordt;
de Directeur: de Directeur van den Dienst, waarvoor het te stichten bouwwerk gemaakt wordt.

1. Opdracht tot het voorbereiden van een plan.
De Burgemeester geeft den Wethouder, onder wien de Dienst, waarvoor het te stichten bouwwerk gemaakt wordt, ressorteert, opdracht tot het voorbereiden van een plan, met algemeene aanwijzing van het doel van het plan.
Afschrift van deze opdracht wordt gezonden naar den Wethouder P.W. en naar het Bur.O. en E.

2. Programma van Eisen.
a. De desbetreffende Wethouder deelt een en ander mede aan zijn Directeur; deze verbindt zich met het Bur.O. en E., met het doel te zamen een Programma van Eisen op te stellen. Zij berichten dit den Wethouder P.W, opdat zij overleg kunnen plegen met P.W., en diens adviezen kunnen vernemen over de terreinkeuze en over alle het bouwwerk rakende vakkundige vraagstukken, die zich reeds bij het opmaken van het Programma voordoen.
b. Het is gewenscht, dat de terreinkeuze wordt bepaald en dat het Programma van Eisen zoo uitvoerig mogelijk wordt opgesteld, waarbij tevens een duidelijke uiteenzetting plaats vindt van de werkzaamheden, die in het gebouw zullen plaats hebben en waaruit is af te leiden, welke ruimten bijeen behooren, op welke wijze zij in verband met elkaar staan, en de afmetingen van deze ruimten.
Voor onderwerpen van specialen aard (b.v. ziekenhuizen, laboratoria, enz.) kunnen de Directeur en het Bureau O. en E. het advies van een deskundige of van een deskundige Commissie inroepen. Zij moeten daartoe een voorstel indienen bij den desbetreffenden Wethouder, die, met zijn advies, het voorstel ter beslissing overlegt aan den Burgemeester.
c. Eventueele bezwaren of opmerkingen van den Directeur, van het Bur.O. en E., of van P.W. betreffende het door den Directeur en het Bur. O. en E. opgemaakte en gemotiveerde Programma van Eisen worden bij het Programma gevoegd.
d. Het aldus opgemaakte Programma van Eisen, met de eventueele bezwaren, onder 2 c genoemd, wordt door den Directeur bij den desbetreffenden Wethouder ingediend; een afschrift wordt gezonden naar den Wethouder P.W. De desbetreffende Wethouder zendt het Programma, met zijn advies, door naar den Burgemeester. De Burgemeester beslist omtrent de goedkeuring van het Programma en omtrent de eventueele geschillen te dezer zake, genoemd bij 2 c.
e. Indien het Programma niet wordt goedgekeurd, deelt de Burgemeester dit den desbetreffenden Wethouder mede en geeft aanwijzing omtrent zijn wenschen.

C.S. Stadhuis
A'dam 11-'43 No.27. Dit document is een formeel administratief besluit dat de procedurele stappen vastlegt voor de totstandkoming van nieuwe gemeentelijke gebouwen in Amsterdam. De kern van het besluit is de verplichte samenwerking tussen de vaktechnische dienst (Publieke Werken) en de organisatorische experts (Bureau voor Organisatie en Efficiency).

Belangrijke punten in het document:
* Professionalisering: Het document getuigt van een vroege vorm van "modern management" binnen de overheid. Het opstellen van een 'Programma van Eisen' wordt niet langer enkel aan de architect of de gebruiker overgelaten, maar vereist de inbreng van efficiëntie-experts.
* Bureaucratische hiërarchie: Er is een strikte lijn van besluitvorming: de Burgemeester geeft de opdracht, de vak-wethouder voert uit, en de Burgemeester keurt het uiteindelijke programma goed.
* Integrale aanpak: Er wordt expliciet gevraagd om een analyse van werkprocessen ("werkzaamheden die in het gebouw zullen plaats hebben") om de ruimtelijke indeling te bepalen. Dit is een vroege vorm van functioneel programmeren in de bouw. Historische context:
Het document dateert van 22 oktober 1943, midden in de Tweede Wereldoorlog tijdens de Duitse bezetting van Nederland. In deze periode was het democratische stelsel buiten werking gesteld. De gemeenteraad was ontbonden en de Burgemeester (destijds Edward Voûte) had verregaande bevoegdheden onder het zogenaamde 'leidersbeginsel'. Hoewel het stadsbestuur collaboreerde met de bezetter, draaide de reguliere ambtelijke molen voor civiele zaken vaak door.

Organisatorische context:
* Dienst der Publieke Werken (P.W.): Dit was historisch gezien een van de machtigste diensten van Amsterdam, verantwoordelijk voor bijna alle fysieke ingrepen in de stad.
* Bureau voor Organisatie en Efficiency (Bur.O. en E.): Dit bureau was representatief voor de opkomst van de bedrijfskunde binnen de overheid in de jaren '30 en '40. Het doel was om de gemeentelijke organisatie te stroomlijnen en kosten te besparen.

Het feit dat men in 1943 dergelijke gedetailleerde regelingen trof voor de voorbereiding van bouwwerken, suggereert dat men, ondanks de oorlogsomstandigheden en de stopzetting van veel bouwprojecten door materiaaltekorten (de 'bouwstop'), bleef plannen voor de toekomst of voor noodzakelijke faciliteiten zoals ziekenhuizen en laboratoria (zoals genoemd in punt 2b).