Ambtelijk verslag / Instructie betreffende procedures voor bouwprojecten. -2-

Deze Wethouder brengt een en ander ter kennis van den Directeur van het Bur. O. en E. en van den Wethouder P.W. De Directeur gaat hierna weer overleg plegen met het Bur. O. en E. en met P.W., op de wijze als is aangegeven onder 2a, b, c en d, een en ander tot overeenstemming met den Burgemeester is verkregen.

3. Voorloopig schetsplan met globale begrooting.
a. Is het Programma van Eischen door den Burgemeester goedgekeurd, dan deelt de Burgemeester aan den desbetreffenden Wethouder mede, dat aan P.W. het maken van een voorloopig schetsplan met globale begrooting volgens het Programma van Eischen kan worden opgedragen. Deze Wethouder geeft de opdracht door aan den Wethouder P.W.; een afschrift van deze opdracht wordt aan het Bur. O. en E. gezonden.
b. Het maken van een Voorloopig Schetsontwerp geldt alleen voor bouwwerken van eenige beteekenis; voor eenvoudige en kleine bouwwerken kan direct overgegaan worden tot het geven van een opdracht voor het maken van een Definitief Schetsontwerp; hierover wordt nader gesproken bij 4.
c. Tijdens het maken van het Voorloopig Schetsontwerp met Globale Begrooting wordt door P.W. geen overleg gepleegd met den Directeur of met het Bureau O. en E., tenzij P.W. dit noodzakelijk acht.
d. Het voorloopig Schetsontwerp en de Globale Begrooting worden in tweevoud door den Wethouder P.W., met zijn advies, ingediend bij den desbetreffenden Wethouder; deze zendt de stukken met zijn advies door naar den Directeur en naar het Bureau O. en E. De Directeur roept P.W. en het Bureau O. en E. op tot bespreking en overleg betreffende Schetsontwerp en Begrooting.
e. Kan tusschen den Directeur, het Bureau O.en E. en P.W. geen overeenstemming betreffende Schetsplan en Begrooting bereikt worden, dan worden de stukken en de geschilpunten door den Directeur ter kennis gebracht aan zijn Wethouder.
Deze zendt, met zijn advies, de zaak door naar den Burgemeester, die omtrent de stukken en de geschilpunten een beslissing neemt, welke beslissing hij den desbetreffenden Wethouder mededeelt.
f. Is deze beslissing dusdanig, dat het Voorloopig Schetsplan vrij belangrijk gewijzigd moet worden, dan moeten de handelingen, genoemd onder 3 d en e, herhaald worden.

4. Definitief Schetsplan met uitgewerkte begrooting.
a. Wanneer ten aanzien van het Voorloopig Schetsplan met Globale Begrooting tusschen den Directeur P.W. en het Bureau O. en E. overeenstemming is verkregen, geeft de Directeur hiervan bericht aan zijn Wethouder. Deze deelt daarna den Wethouder P.W. mede, dat met het maken van een meer uitgewerkt Definitief Schetsplan met Uitgewerkte Begrooting door P.W. begonnen kan worden.
b. Tijdens het maken van dit Definitief Schetsplan met Uitgewerkte Begrooting wordt door P.W. geen overleg gepleegd met den Directeur of met het Bureau O. en E., tenzij P.W. dit noodzakelijk acht.
c. Het Definitieve Schetsplan en de Uitgewerkte Begrooting worden door den Wethouder P.W., bij den desbetreffenden Wethouder ingediend; hierbij wordt de werkwijze gevolgd onder 3 d, e en f herhaald.
d. Zijn de Directeur P.W. en het Bureau O. en E. tot overeenstemming gekomen betreffende het Definitieve Schetsplan en de Uitgewerkte Begrooting, dan dient de Directeur de stukken in bij zijn Wethouder. Deze zendt, met zijn advies, de stukken door naar den Burgemeester ter beoordeeling en beslissing.
e. Worden het Definitieve Schetsplan en/of de Uitgewerkte Begrooting niet goedgekeurd door den Burgemeester, dan deelt deze dit den desbetreffenden Wethouder mede, met aanwijzing van zijn wenschen.
De Wethouder brengt een en ander ter kennis van den Directeur, van het Bureau O. en E. en van den Wethouder P.W.
Moeten belangrijke wijzigingen in het plan of de Begrooting worden aangebracht, dan moet de werkwijze, genoemd onder 3 d, e en f, worden herhaald. [In de linker marge staat met de pen het cijfer 1 geschreven bij dit laatste blok tekst.]

5. Bestedingsstukken en Definitieve Begrooting.
a. Zijn het Definitieve Schetsplan en de Uitgewerkte Begrooting door den Burgemeester goedgekeurd, dan geeft deze den desbetreffenden Wethouder opdracht tot het door P.W. doen opmaken van de Bestedingsstukken en van de Uitvoerige, Definitieve Begrooting. Deze Wethouder geeft hiervan bericht aan den Wethouder P.W., benevens aan den Directeur en aan het Bureau O. en E. Het document is een procedurebeschrijving voor het tot stand komen van bouwplannen binnen een gemeentelijk apparaat. Het beschrijft de hiërarchische en communicatieve lijnen tussen verschillende actoren:
* P.W.: Hoogstwaarschijnlijk de dienst "Publieke Werken".
* Bur. O. en E.: Vermoedelijk het "Bureau Onderwijs en Eredienst" (gezien de historische context van gemeentelijke bouw vaak gerelateerd aan scholen).
* Directeur: Het hoofd van de betreffende dienst.
* Wethouder en Burgemeester: De politieke eindverantwoordelijken.

De procedure is strikt lineair: van een "Programma van Eischen" naar een "Voorloopig schetsplan" (globale begroting), vervolgens naar een "Definitief Schetsplan" (uitgewerkte begroting) en eindigend bij de "Bestedingsstukken" (aanbestedingsdocumenten). Opvallend is de rol van de Burgemeester als uiteindelijke beslisser bij geschillen en voor de finale goedkeuring van elke fase. De spelling (zoals "begrooting", "eischen", "tusschen") is de spelling-De Vries en Te Winkel, die officieel werd gebruikt vóór de spellinghervorming van 1947. Dit plaatst het document in de eerste helft van de 20e eeuw (vermoedelijk jaren '20 of '30). Het document weerspiegelt een tijd waarin gemeentelijke procedures zeer formeel en bureaucratisch waren vastgelegd, met een duidelijke scheiding tussen de uitvoerende technische diensten (P.W.) en de adviserende/beleidsmatige bureaus (O. en E.). E. De P.W. Publieke Werken