Handgeschreven ambtelijke notitie / memo. Mr. Braerse : Op kamer Mr. Muller is met
Mr. Rosenberg besproken
Mocht niet met potlood
Er moesten vulpen houders worden aangeschaft
Een der argumenten : Men kan Burgemeester geen
contracten met potlood getekend
voorleggen.

[In kader:]
Prijs vulpenhouders informeren : van 0,90 – 1,- gulden.
Informeren of Gem. Mag. korting heeft : ja : 25 % De notitie verslaat een overleg tussen drie functionarissen (de heren Braerse, Muller en Rosenberg) over een praktische, maar juridisch relevante administratieve behoefte. De essentie is dat officiële documenten en contracten die ter ondertekening aan de burgemeester worden aangeboden, niet met potlood getekend mogen zijn. Dit duidt op een streng protocol met oog op de duurzaamheid en rechtsgeldigheid van archiefstukken (inkt is permanent, potlood niet).

Er wordt besloten tot de aanschaf van vulpenhouders. In het omkaderde gedeelte onderaan staan de administratieve vervolgstappen:
1. Prijsbepaling: Er wordt uitgegaan van een prijs tussen de 90 cent en 1 gulden per stuk.
2. Kortingscontrole: Er is nagegaan of het "Gem. Mag." (Gemeentelijk Magazijn) korting krijgt. Dit wordt bevestigd met een percentage van 25%. Dit document biedt een inkijkje in de dagelijkse gang van zaken van een gemeentelijke secretarie in het pre-digitale tijdperk. Het illustreert de strikte regels rondom de vormgeving van officiële bescheiden. De vermelding van "Gem. Mag." duidt op een centrale inkooporganisatie binnen de gemeente. De genoemde prijzen en het gebruik van de gulden plaatsen het document in een historische context waarin kantoorbenodigdheden nog een aanzienlijke individuele post op een afdelingsbudget konden vormen. De informele maar zakelijke toon is kenmerkend voor interne ambtelijke communicatie uit die periode.