Ambtelijke notitie / Bijblad. [Stempel linksboven:]
B I J B L A D V A N :
M. No. 7/34/4 1941
DOORGEZONDEN: 12/12 - '41.

[Margenotitie in rood potlood/inkt:]
Aanvraag jongste bediende
2de machine te veel

[Hoofdtekst:]
Sir.
Bij den dienst zijn op het H.K. 2, zich in goeden staat bevindende schrijfmachines A.E.G. aanwezig, welke momenteel niet voortdurend in gebruik zijn. (1: groote wagen, voor statenwerk e.d.; 1: gewone wagen). Echter zal eerstdaags aanvulling personeel H.K. met een jongste bediende moeten plaatsvinden, die dan tevens tot 2e typist moet worden opgeleid. v. Grunningen is nl. geheel in administratie opgenomen en Groeneveld kan thans het werk bijna niet meer baas, vooral ook, omdat hij regelmatig met boodschappen weg moet. M. i. dus 2e machine niet over-compleet. Op kaartenkantoor is verder nog een vrijwel onbruikbare machine aanwezig, welke echter nog dagelijks wordt gebruikt!

[Initialen onderaan:]
M.H. [?] Dit document is een intern schrijven, waarschijnlijk binnen een militaire of overheidsinstelling (verwezen wordt naar "H.K.", wat doorgaans staat voor Hoofdkwartier). De auteur reageert op een schijnbare suggestie dat er schrijfmachines overbodig ("over-compleet") zouden zijn.

De kernpunten van het betoog zijn:
1. Er zijn twee goed functionerende AEG-schrijfmachines (één met brede wagen voor tabellen/staten en één normale).
2. Hoewel ze nu niet continu gebruikt worden, is er een nieuwe "jongste bediende" op komst die opgeleid moet worden tot tweede typist.
3. De huidige werklastverdeling is problematisch: de heer Van Grunningen is volledig bezet met administratie, en de heer Groeneveld kan het werk niet aan omdat hij ook externe boodschappen moet doen.
4. De auteur wijst op de nijpende situatie bij het "kaartenkantoor", waar men noodgedwongen op een bijna defecte machine werkt.

De rode aantekening in de marge fungeert als een korte samenvatting voor de dossiervorming of voor een superieur: het betreft een aanvraag voor personeel en de kwestie van de "overtollige" machine. Het document dateert van december 1941, tijdens de Duitse bezetting van Nederland. In deze periode was er een grote schaarste aan kantoormachines en materialen. De discussie over het al dan niet "over-compleet" zijn van een schrijfmachine moet in dat licht gezien worden: apparatuur was kostbaar en schaars.

De namen "v. Grunningen" en "Groeneveld" duiden op lokaal Nederlands personeel dat werkzaam was binnen de bureaucratie van die tijd. De verwijzing naar het "kaartenkantoor" zou kunnen duiden op een distributiekantoor (voor rantsoeneringskaarten) of een cartografische afdeling, beide cruciaal tijdens de oorlogsjaren. Het formulier zelf stamt uit een vooroorlogse drukpartij van 1937, wat illustreert dat men in 1941 nog gebruikmaakte van bestaande voorraden administratief papier.