Officiële circulaire / dienstbrief. 17 maart 1941. [Stempels linksboven:]
№ 26
L.M. 1941
№ 10/12/1
M. 1941 21/3

GEMEENTE AMSTERDAM
[Handgeschreven rechtsboven:] Marhhu [?]

AFD. Fin. '41.
No. 648/20.3.
BIJLAGEN

AMSTERDAM, 17 Maart 1941.

[Gedrukte tekst in kader:]
MEN WORDT VERZOCHT BIJ HET ANTWOORD NAUWKEURIG HET NUMMER EN DE AFDEELING VAN DIT SCHRIJVEN TE VERMELDEN.

[Handgeschreven paraaf en naam:] m. Th. Müller [?]

Inzending rekening 1940.

Ten einde tot een zoo spoedig mogelijke vaststelling der uitkomsten over 1940 te geraken, heb ik de eer U te verzoeken een dringend beroep te doen op de hoofden van de onder U ressorteerende diensten en bedrijven om te bevorderen:

1o. dat de rekeningen over 1940 vóór 31 Maart 1941 worden ingezonden;
2o. dat van de vorderingen op andere diensten en bedrijven zóó tijdig aan die diensten en bedrijven mededeeling wordt gedaan, dat de hoofden daarvan niet door te late ontvangst dier mededeeling worden verhinderd te voldoen aan het verzoek tot inzending der rekening vóór 31 Maart a.s.

Ik moge U er voorts aan herinneren, dat bij de rekening van elken dienst en elk bedrijf een staat behoort te worden overgelegd van de nog niet afgesloten kredieten, een en ander zooals bepaald in het besluit van Burgemeester en Wethouders van 16 December 1932, No. 3344 Fin..

Ten slotte verzoek ik U indien nog te ontvangen gehouden bedragen van het vorige dienstjaar, voor zoover deze inmiddels niet zijn ontvangen, geheel of gedeeltelijk worden afgeschreven, de reden daarvan in de rekening te vermelden. Voorts behoort een verklaring te worden gegeven ten aanzien van die posten der restanten, waarbij belangrijke verschillen tusschen het geraamde bedrag eenerzijds en de ontvangen en nog te ontvangen bedragen anderzijds, voorkomen.

Een aantal afdrukken dezer circulaire voeg ik hierbij.

Sh.

De Wethouder voor de Financiën,
[Handgeschreven handtekening:]
Rusting

Aan

[Linksonder:] Model G.A. 7
25.000--3--'40

[Rechtsonder handgeschreven:] Lo Dit document is een administratieve aanwijzing van de Amsterdamse wethouder van Financiën aan de hoofden van gemeentelijke diensten en bedrijven. De kern van de brief is de versnelling van de jaarlijkse afsluiting van de boekhouding over het jaar 1940.

Er worden drie specifieke instructies gegeven:
1. Deadline: De rekeningen moeten uiterlijk 31 maart 1941 ingeleverd zijn.
2. Interne verrekening: Diensten moeten elkaar tijdig op de hoogte stellen van openstaande vorderingen om vertraging in de afsluiting te voorkomen.
3. Verantwoording: Er wordt strikt gevraagd om overzichten van openstaande kredieten en afschrijvingen van oninbare bedragen, conform een besluit uit 1932.

Het taalgebruik is formeel-ambtelijk ("heb ik de eer U te verzoeken", "vóór 31 Maart a.s."). De nadruk ligt op nauwkeurigheid en snelheid in de financiële verslaglegging. Hoewel de brief een puur administratief karakter heeft, is de datum (maart 1941) historisch zeer relevant. Nederland was op dat moment bijna een jaar bezet door nazi-Duitsland. De ondertekenaar, Jan Rusting, was een lid van de NSB die door de bezetter was aangesteld als wethouder van Financiën.

De brief illustreert de continuïteit van de gemeentelijke bureaucratie tijdens de bezettingsjaren: de ambtelijke molens bleven draaien volgens bestaande reglementen (zoals het genoemde besluit uit 1932), ook terwijl de politieke top van de stad was vervangen door collaborateurs. De stempels en archiefnummers wijzen op een strak georganiseerd archiefbeheer binnen de gemeente Amsterdam tijdens de oorlogsjaren.