Administratieve circulaire / brief. 17 maart 1941. De Wethouder voor de Financiën (A.J. Rusting). No 26 L.M. 1941 Nº 10/12/1 M.1941 21/3
GEMEENTE AMSTERDAM

AMSTERDAM, 17 Maart 1941.

AFD. Fin. '41.
No. 648/20.3.
BIJLAGEN

MEN WORDT VERZOCHT BIJ HET ANTWOORD NAUWKEURIG HET NUMMER EN DE AFDEELING VAN DIT SCHRIJVEN TE VERMELDEN.

Inzending rekening 1940.

Ten einde tot een zoo spoedig mogelijke vaststelling der uitkomsten over 1940 te geraken, heb ik de eer U te verzoeken een dringend beroep te doen op de hoofden van de onder U ressorteerende diensten en bedrijven om te bevorderen:

1o. dat de rekeningen over 1940 vóór 31 Maart 1941 worden ingezonden;
2o. dat van de vorderingen op andere diensten en bedrijven zóó tijdig aan die diensten en bedrijven mededeeling wordt gedaan, dat de hoofden daarvan niet door te late ontvangst dier mededeeling worden verhinderd te voldoen aan het verzoek tot inzending der rekening vóór 31 Maart a.s.

Ik moge U er voorts aan herinneren, dat bij de rekening van elken dienst en elk bedrijf een staat behoort te worden overgelegd van de nog niet afgesloten kredieten, een en ander zooals bepaald in het besluit van Burgemeester en Wethouders van 16 December 1932, No. 3344 Fin..

Ten slotte verzoek ik U indien nog te ontvangen gehouden bedragen van het vorige dienstjaar, voor zoover deze inmiddels niet zijn ontvangen, geheel of gedeeltelijk worden afgeschreven, de reden daarvan in de rekening te vermelden. Voorts behoort een verklaring te worden gegeven ten aanzien van die posten der restanten, waarbij belangrijke verschillen tusschen het geraamde bedrag eenerzijds en de ontvangen en nog te ontvangen bedragen anderzijds, voorkomen.

Een aantal afdrukken dezer circulaire voeg ik hierbij.

Sh.

De Wethouder voor de Financiën,
[Handtekening: Rusting]

Aan

Model G.A. 7
25.000--3--'40 * Doel van het document: De wethouder herinnert de afdelingshoofden aan de noodzaak om de financiële administratie over het jaar 1940 snel af te ronden. Er wordt strikt aangedrongen op een deadline (31 maart) en op een goede onderlinge communicatie tussen diensten om vertragingen te voorkomen.
* Kernpunten:
1. Deadline: Alle rekeningen van 1940 moeten uiterlijk 31 maart 1941 binnen zijn.
2. Interne facturatie: Diensten moeten openstaande vorderingen op andere gemeentelijke onderdelen direct melden, zodat ook zij hun boeken tijdig kunnen sluiten.
3. Kredietoverzichten: Er moet een overzicht komen van nog openstaande budgetten/kredieten, conform een besluit uit 1932.
4. Debiteurenbeheer: Oninbare vorderingen uit het vorige jaar moeten worden afgeschreven met opgaaf van redenen, en grote verschillen tussen ramingen en werkelijke inkomsten moeten verklaard worden.
* Stijl: Formeel-ambtelijk taalgebruik ("heb ik de eer U te verzoeken", "onder U ressorteerende"). Dit document is geschreven tijdens de Duitse bezetting van Nederland in de Tweede Wereldoorlog. Hoewel de bezetting in mei 1940 begon, bleef het gemeentelijk apparaat van Amsterdam grotendeels functioneren volgens de bestaande bureaucratische structuren.

De ondertekenaar, Arnoldus Jozephus Rusting, was een pro-Duitse (NSB) wethouder van Financiën. Zijn aanstelling paste in de geleidelijke "nazificatie" van het Amsterdamse stadsbestuur, waarbij de bezetter vertrouwelingen op sleutelposities plaatste. Desondanks toont dit document de continuïteit van de normale administratieve gang van zaken: de stad moet haar jaarcijfers op orde hebben, ongeacht de politieke situatie. De verwijzing naar een besluit uit 1932 onderstreept dat de administratieve regels van vóór de oorlog nog steeds de basis vormden voor het financieel beheer.