Dienstbrief / Circulaire van het Gemeentelijk Girokantoor. 12 december 1941. De Directeur van het Girokantoor der Gemeente Amsterdam (O.Z. Voorburgwal 274). (Handgeschreven linksboven: No 10/34/1 M. 1941 15/12)
(Handgeschreven rechtsboven: Fr. Nijhoff [?] )

HET GIROKANTOOR DER
GEMEENTE AMSTERDAM.
O.Z.Voorburgwal 274,
Amsterdam (C).

Amsterdam, 12 December 1941
G.K. 1378/451.

AAN REK. 76

MARKTWEZEN

In verband met de kortere werkgelegenheid door de verduisterings-voorschriften is het dringend gewenscht, dat de giro-opdrachten, crediteurenlijsten inbegrepen, welke nog deze maand moeten worden behandeld, reeds vóór de Kerstdagen in het bezit van het Girokantoor zijn.

Het is verder noodzakelijk, dat de giro-opdrachten, die niet voor vervroegde behandeling vatbaar zijn, het Girokantoor via de afdeeling Financiën bereiken uiterlijk Dinsdag 30 December 1941 om 11 uur 's-morgens. Ik roep echter Uw medewerking in, om in deze bijzondere tijdsomstandigheden opeenhooping van werk in de laatste dagen van het jaar te voorkomen en de girobotalingen zooveel mogelijk vóór de Kerstdagen te doen verrichten. Dit klemt te meer omdat het Girokantoor op Zaterdag 27 December a.s. gesloten zal zijn.

Enkelvoudige biljetten, welke na Dinsdag 30 December nog beslist in 1941 moeten worden behandeld, verzoek ik U te voorzien van de met roode inkt geschreven woorden

Nog te behandelen in 1941.

Om de bedoeling duidelijk aan te geven, wordt hieraan toegevoegd, dat dit zeer enkele posten, bijv. één of twee, mogen zijn. Deze biljetten moeten via de afdeeling Financiën uiterlijk op Woensdag 31 December om half elf bij het Girokantoor worden ingezonden. Deze opdrachten dienen slechts uitzonderingsgevallen te zijn en geen betrekking te hebben op crediteurenlijsten, waarvan de toezending vóór de Kerstdagen en uiterlijk Dinsdagmorgen d.a.v. is verzocht.

Opdrachten, voorzien van bovenbedoelde aanteekening, doch bij het Girokantoor ingekomen op Woensdag 31 December 1941 nà half elf worden behandeld op den volgenden werkdag, t.w. 2 Januari 1942.

De Directeur van het Girokantoor
der Gemeente Amsterdam,

(Handtekening) In deze brief instrueert de directeur van het Gemeentelijk Girokantoor de afdeling Marktwezen over de strakke deadlines voor de jaarafsluiting van 1941. De kernpunten zijn:

• Logistieke beperkingen: Er wordt expliciet verwezen naar de "kortere werkgelegenheid" (beschikbare werktijd) als gevolg van de "verduisterings-voorschriften". Dit duidt op het feit dat personeel kortere dagen maakte om voor het vallen van de avond, wanneer de verduistering inging, thuis te kunnen zijn.
• Strikte Deadlines: Reguliere posten moeten vóór Kerst binnen zijn. Voor urgente uitzonderingen geldt een uiterste termijn van 31 december 10:30 uur.
• Administratieve kenmerken: Om spoedklussen te herkennen, moet de tekst "Nog te behandelen in 1941" in rode inkt worden aangebracht.
• Efficiëntie: De brief is een poging om de "opeenhooping van werk" te managen in een tijd waarin de personele capaciteit onder druk stond. Het document dateert van december 1941, tijdens de Duitse bezetting van Nederland in de Tweede Wereldoorlog. De verduisteringsmaatregelen waren van kracht om geallieerde piloten het navigeren op de lichten van de stad onmogelijk te maken. Dit had ingrijpende gevolgen voor het openbare leven en de kantooruren van overheidsinstanties.

Het Gemeentelijk Girokantoor van Amsterdam speelde een cruciale rol in het financiële verkeer binnen de gemeente. De afdeling Marktwezen was verantwoordelijk voor het beheer van de markten, een vitale schakel in de voedselvoorziening die in 1941 door schaarste en distributiebonnen steeds complexer werd. De brief toont aan hoe de bureaucratie, ondanks de oorlogsomstandigheden, trachtte de reguliere administratieve processen ordentelijk te laten verlopen.