Dienstbrief / Circulaire van het Girokantoor. 12 december 1941. Het Girokantoor der Gemeente Amsterdam (O.Z. Voorburgwal 274). Vischhal (Rekening 79). [Bovenaan links, handgeschreven/stempels:]
№ 10/34/1 M.1941 15/12

[Briefhoofd links:]
HET GIROKANTOOR DER
GEMEENTE AMSTERDAM,
O.Z. Voorburgwal 274,
A m s t e r d a m (C).

[Briefhoofd rechts:]
Amsterdam, 12 December 1941
G.K. 1678/451.

[Adressering:]
AAN
VISCHHAL
REK. 79

[Inhoud:]
In verband met de kortere werkgelegenheid door de verduisteringsvoorschriften is het dringend gewenscht, dat de giro-opdrachten, crediteurenlijsten inbegrepen, welke nog deze maand moeten worden behandeld, reeds vóór de Kerstdagen in het bezit van het Girokantoor zijn.

Het is verder noodzakelijk, dat de giro-opdrachten, die niet voor vervroegde behandeling vatbaar zijn, het Girokantoor via de afdeeling Financiën bereiken uiterlijk Dinsdag 30 December 1941 om 11 uur 's-morgens. Ik roep echter Uw medewerking in, om in deze bijzondere tijdsomstandigheden opeenhooping van werk in de laatste dagen van het jaar te voorkomen en de girobetalingen zooveel mogelijk vóór de Kerstdagen te doen verrichten. Dit klemt te meer omdat het Girokantoor op Zaterdag 27 December a.s. gesloten zal zijn.

Enkelvoudige biljetten, welke na Dinsdag 30 December nog beslist in 1941 moeten worden behandeld, verzoek ik U te voorzien van de met roode inkt geschreven woorden:
Nog te behandelen in 1941.

Om de bedoeling duidelijk aan te geven, wordt hieraan toegevoegd, dat dit zeer enkele posten, bijv. één of twee, mogen zijn. Deze biljetten moeten via de afdeeling Financiën uiterlijk op Woensdag 31 December om half elf bij het Girokantoor worden ingezonden. Deze opdrachten dienen slechts uitzonderingsgevallen te zijn en geen betrekking te hebben op crediteurenlijsten, waarvan de toezending vóór de Kerstdagen en uiterlijk Dinsdagmorgen d.a.v. is verzocht.

Opdrachten, voorzien van bovenbedoelde aanteekening, doch bij het Girokantoor ingekomen op Woensdag 31 December 1941 nà half elf worden behandeld op den volgenden werkdag, t.w. 2 Januari 1942.

De Directeur van het Girokantoor
der Gemeente Amsterdam,

[Ondertekening/Paraaf] Het document is een zakelijke mededeling van het Amsterdamse Gemeentegiro aan de Gemeentelijke Vischhal. De kern van de brief is het strikt reguleren van de uiterste inlevertijden voor betalingsopdrachten aan het einde van het jaar 1941.

Opvallend is de gedetailleerde instructie voor uitzonderingen: posten die echt nog in 1941 verwerkt moeten worden maar de deadline van 30 december missen, moeten handmatig met rode inkt worden gemarkeerd. Er wordt nadrukkelijk gewaarschuwd dat dit slechts om "zeer enkele posten" mag gaan. De brief weerspiegelt een tijd waarin administratieve processen volledig handmatig verliepen en de werkdruk rond de jaarwisseling logistiek zeer gevoelig was. De brief dateert uit december 1941, tijdens de Duitse bezetting van Nederland in de Tweede Wereldoorlog. De openingszin verwijst direct naar de oorlogsomstandigheden: de "kortere werkgelegenheid door de verduisteringsvoorschriften".

Vanwege de dreiging van geallieerde bombardementen was het verplicht om steden 's avonds en 's nachts volledig te verduisteren. Dit betekende dat er in kantoren met veel glas (zoals het Girokantoor aan de O.Z. Voorburgwal) vaak niet bij kunstlicht gewerkt kon worden als de verduistering niet optimaal was, of dat personeel eerder naar huis moest om voor het ingaan van de spertijd veilig thuis te zijn. Hierdoor was de effectieve arbeidstijd korter, wat leidde tot de noodzaak voor deze strakke planning om de jaarrekening tijdig af te sluiten. O.Z. Voorburgwal Gemeente Amsterdam