Ambtelijke handgeschreven memo/notitie. 26 mei 1941 (hoofdtekst), met ambtelijke aantekeningen van 30 mei 1941. Hr. van Duinhoven,

s.v.p. voorstellen aan Wethouder
om de op bijgaande kaarten
vermelde kooplieden, wegens
het langer dan 4 maanden
gemissen van steun, af te voeren.
In het voorstel de geboortedatum
en, voor ~~zoover~~ zoover bekend, het stam-
boeknummer doen vermelden.

[Linksonder in rood:]
17/2 '40 M
[Onduidelijke naam/notitie]

[Midden onder:]
30/5/41 AP

[Rechtsonder:]
[Handtekening] 26/5 '41 * Onderwerp: Het opschonen van het cliëntenbestand voor sociale steunverlening.
* Kernboodschap: Er wordt verzocht om een officieel voorstel aan de wethouder voor te bereiden om bepaalde kooplieden uit de administratie te verwijderen ("af te voeren").
* Criterium: De reden voor verwijdering is dat de betreffende personen al langer dan vier maanden geen gebruik meer hebben gemaakt van de steunregeling ("gemissen van steun").
* Administratieve details: Voor een correcte verwerking moeten bij het voorstel de geboortedata en de stamboeknummers (identificatienummers in het kaartsysteem) worden gevoegd.
* Procesgang: De notitie is geschreven op 26 mei en is vier dagen later (30 mei) geparafeerd voor verdere afhandeling. Dit document stamt uit mei 1941, de periode van de Duitse bezetting van Nederland. In deze tijd was de steunverlening aan kleine zelfstandigen en kooplieden een omvangrijke gemeentelijke taak, aangezien velen door de oorlogsomstandigheden en distributiemaatregelen hun inkomen hadden verloren.

De bureaucratische zorgvuldigheid die uit dit briefje spreekt (het opvragen van geboortedata en stamboeknummers) is typerend voor de Nederlandse overheidsadministratie in die tijd. Het "afvoeren" van namen na vier maanden inactiviteit duidt op een strikt beheer van de beschikbare budgetten voor maatschappelijke bijstand. De term "stamboeknummer" wijst op een centraal kaartsysteem waarin de gegevens van alle steuntrekkers nauwgezet werden bijgehouden.