5 juli 1941. [Linksboven:]
LUCHTBESCHERMINGSDIENST
DER GEMEENTE AMSTERDAM.
–––––––––––––––––––
No. 457.
Gr. C.
Bijlage(n): diverse.
Onderwerp:
Telling dienststukken.

[Bovenaan midden, handgeschreven in blauw krijt/potlood:]
II E

[Midden links, paars stempel:]
Nº 96 / 5/1 M. 1941 19/11

[Rechtsboven:]
Amsterdam, 5 Juli 1941.
Keizersgracht 611.
Tel. 40122-41122.

[Handgeschreven aantekeningen in de rechterbovenhoek:]
in Beeren
misch.../Behandelen
[Paraaf/Handtekening]

[Adressering:]
Aan H.H. Vak- en Wijkhoofden.

[Tekst:]
Hiermede bericht ik U dat door den Secretaris-
Generaal van het Departement van Binnenlandsche Zaken is ver-
zocht nauwkeurig aanteekening te doen houden van de aantallen
der te verzenden dienststukken.
De dienststukken dienen te worden onderschei-
den als volgt:
I Dienstbrieven ( a. locale
( b. interlocale

II Dienstbriefkaarten ( a. locale
( b. interlocale

III Gedrukte dienststukken:
een en ander met inbegrip van aangeteekende stukken en
terugontvangen retour-enveloppen en -briefkaarten.

IV Aangeteekende stukken ( a. locale
( b. interlocale

       In verband hiermede verzoek ik U met aandrang

mij deze verlangde gegevens in den vervolge te willen doen
toekomen, tot welk doel hierbij een aantal formulieren is
bijgevoegd.
Deze formulieren zijn zoodanig ingericht dat
zij dienstig zijn voor een periode van acht weken. Na het
verstrijken van een [doorgestreept: vierwekelijksche] [daarboven geschreven: acht] wekelijksche periode dient het for-
mulier aan mijn Bureau, Keizersgracht 611, te worden toege-
zonden, hetgeen door gebruik te maken van een sluitzegel,
zonder enveloppe kan geschieden.
Het zal op prijs worden gesteld indien met de-
ze telling den 13en Juli a.s. wordt aangevangen.
Ook negatieve opgaven dienen te worden inge-
zonden.

[Rechtsonder:]
Z.O.Z. De brief is een dwingende instructie van de Amsterdamse Luchtbeschermingsdienst aan de hoofden van de diverse wijken en vaksecties. De kern van de opdracht is het bijhouden van een gedetailleerde statistiek van alle uitgaande post. Er wordt een strikt onderscheid gevraagd tussen lokale en interlokale post, verdeeld over vier categorieën (brieven, kaarten, drukwerk en aangetekende stukken).

Opvallende details:
* Correctie: In de getypte tekst is "vierwekelijksche" doorgestreept en vervangen door het handgeschreven "acht". Dit duidt op een wijziging in de rapportagefrequentie, mogelijk om de administratieve last te beperken.
* Controle: De eis dat ook 'negatieve opgaven' moeten worden ingestuurd, wijst op een streng bureaucratisch systeem waarbij het ontbreken van gegevens niet wordt getolereerd.
* Logistiek: De vermelding dat formulieren met een sluitzegel zonder enveloppe verstuurd kunnen worden, wijst op een efficiënte (of door schaarste ingegeven) methode van interne postverwerking. Dit document stamt uit juli 1941, ruim een jaar na het begin van de Duitse bezetting. De Luchtbeschermingsdienst was in deze periode een cruciale semi-overheidsinstantie die verantwoordelijk was voor de veiligheid van de burgers bij luchtaanvallen.

De opdracht voor deze telling kwam van de Secretaris-Generaal van het Departement van Binnenlandse Zaken. Tijdens de bezetting stonden deze Nederlandse topambtenaren onder direct toezicht van de bezetter. Het verzamelen van dergelijke gedetailleerde administratieve data was kenmerkend voor de bezettingsjaren: men wilde grip krijgen op alle processen, materiaalverbruik (zoals papier en portokosten) monitoren en de algemene activiteit van diensten controleren. Het adres Keizersgracht 611 fungeerde als het hoofdkwartier van de Amsterdamse LBD.