3 Augustus 1942 Waarschijnlijk de Secretarie of een overkoepelende afdeling van de gemeente (geen specifieke naam onderaan zichtbaar op deze scan). [Gedrukte tekst in hoofdletters:]
GEMEENTE AMSTERDAM

[Stempel en handschrift linksboven:]
Nº 100/3/31 M. 1942 5/8.

[Getypte tekst rechtsboven:]
3099/116 B 1.
Amsterdam, 3 Augustus 1942.

[Aanvullende handgeschreven aantekeningen in diverse kleuren in de linkermarge en over de tekst:]
[Rood potlood:] th Jonkman
[Blauw potlood:] terug
[Blauwe inkt:] Hr. v. Beeren / [onleesbaar] / dinsdag [onleesbaar] Jonkman als th.
[Lichte tekst in marge links:] Betreft allen [onleesbaar] / v. Inst. [onleesbaar] / [onleesbaar] / [onleesbaar] / [onleesbaar] / [onleesbaar] 24/8/42

[Getypte tekst:]
Aan Heeren Hoofden van
Diensten, Bedrijven en
Instellingen.

Betreft huisbrand.

Met het oog op de te verwachten transportmoeilijkheden gedu-
rende den komenden winter, dient U in de verschillende gemeente-
gebouwen, welke onder Uw beheer staan en gedurende het komende
stookseizoen verwarmd moeten worden, zoodanige ruimten voor kolen-
opslag ter beschikking te stellen, dat een hoeveelheid kolen, gelijk
aan 100% van het verbruik gedurende het stookseizoen 1941-1942,

[Handgeschreven toevoeging in blauwe inkt over de tekst:]
Jonkman terug is, onmiddellijk in behandeling doen nemen! [gevolgd door een paraaf/teken]

[Onderaan handgeschreven initialen/paraaf:]
bpb D [?] Dit document is een officiële circulaire van de Gemeente Amsterdam, gedateerd 3 augustus 1942, gericht aan de hoofden van alle gemeentelijke diensten en instellingen. De kernboodschap is een opdracht om extra opslagruimte te creëren voor kolen (aangeduid als "huisbrand").

Vanwege de verwachte transportproblemen in de komende winter (1942-1943) moeten de beheerders van gemeentelijke gebouwen ervoor zorgen dat zij een volledige wintervoorraad kolen kunnen opslaan. De norm die hiervoor gesteld wordt, is 100% van het verbruik van het voorgaande stookseizoen (1941-1942).

De vele handgeschreven aantekeningen op het document suggereren een dringende interne afhandeling binnen een specifieke dienst. Met name de opmerking "onmiddellijk in behandeling doen nemen!" zodra een zekere "Jonkman" terug is, onderstreept de prioriteit die aan deze maatregel werd gegeven. Dit schrijven dateert uit het derde jaar van de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. In 1942 begon de schaarste aan grondstoffen en brandstoffen nijpend te worden. De bezetter vorderde steeds meer middelen op voor de eigen oorlogsvoering, en het transport over spoor en water werd bemoeilijkt door zowel oorlogshandelingen als beperkingen in materieel.

De gemeente Amsterdam probeerde met dergelijke instructies de continuïteit van de openbare diensten te waarborgen. Door in de zomer al te verplichten tot het creëren van maximale opslagcapaciteit, hoopte men de verwachte tekorten en logistieke problemen in de winter voor te zijn. Kolen waren in die tijd de primaire bron voor verwarming van gebouwen. Het document is een treffend voorbeeld van de 'schaarste-economie' en de bureaucratische voorbereidingen op een zware winter in oorlogstijd. De winter van 1942-1943 zou inderdaad koud en moeilijk blijken, al was de beruchte "Hongerwinter" (1944-1945) toen nog niet in zicht.