Administratieve memo/brief op een voorgedrukt formulier ("Alg. Zaken Model No. 14"). 20 maart 1942 (stempel linksboven) en 26 maart 1942 (rode aantekening). [Stempel/Veld linksboven]
BIJBLAD VAN:
M. No. 100 / 7 / 3 , 1942
DOORGEZONDEN: 20/3-142.

[Rode tekst bovenaan midden]
100/7/4 M
26/3/42 HR

[Tekst rechtsboven in potlood]
(vorige opgaven
s.v.p.)

[Hoofdtekst]
Geacht Mat. Bureau,

Naar aanleiding van Uw circulaire d.d.
19 Maart j.l. no. 13a/23 S.h.T.B. deel ik U
mede dat de bij mijn dienst aanwezige
geblokkeerde hoeveelheid harde zeep per
21 Maart a.s. zal zijn :

toiletzeep . . . . 40 stuks = ± 3 kg.
huishoudzeep . . . . 10 " = ± 0.8 kg

[Paraaf rechtsonder]
JD * Onderwerp: Het document betreft een officiële opgave van de voorraad "geblokkeerde" zeep.
* Terminologie: De term "geblokkeerd" duidt erop dat deze goederen onder de distributiewetgeving vielen en niet vrij mochten worden gebruikt of verkocht; ze stonden onder toezicht van de overheid.
* Adressant: "Mat. Bureau" staat waarschijnlijk voor Materieel Bureau, een afdeling belast met de inkoop en het beheer van goederen binnen een grotere overheidsinstantie of instelling.
* Hoeveelheden: Er wordt melding gemaakt van zeer kleine hoeveelheden (3 kg toiletzeep en minder dan een kilo huishoudzeep). Dit illustreert de extreme schaarste en de bureaucratische nauwkeurigheid waarmee zelfs minimale voorraden tijdens de oorlogsjaren moesten worden verantwoord. Dit document stamt uit maart 1942, een periode waarin de Duitse bezetter de distributie van schaarse goederen in Nederland steeds strakker reguleerde. Zeep was een van de eerste producten die op de bon gingen omdat de grondstoffen (vetten en oliën) nodig waren voor de oorlogsindustrie of rechtstreeks naar Duitsland werden afgevoerd.

De verwijzing naar "circulaire no. 13a/23 S.h.T.B." wijst op een specifieke instructie van een distributie-instantie. De strikte registratie van enkele tientallen stukjes zeep is typerend voor de "administratieve terreur" van de bezettingsjaren, waarbij elk verbruik van schaarse middelen verantwoord moest worden aan de centrale autoriteiten.