Extract uit het Boek der Besluiten van de Burgemeester van Amsterdam. Vrijdag, 4 augustus 1944. [Linksboven handgeschreven:]
684 LM 1944 [vinkje]

[Bovenaan gecentreerd/rechts:]
$N^o \ 4/9/1$ M.1944 18/8 Marktw.

[Rechtsboven handgeschreven/stempel:]
[onleesbare initialen/handtekening, mogelijk: w.v. Secr / Th. Muyten]

[Getypte tekst:]
No. 626/20.3 Fin. 1944 / Vaststelling van den staat, aangevende welke afdeeling of dienst verantwoordelijk is voor elk nummer der begrooting voor het dienstjaar 1944.

E x t r a c t
uit het Boek der Besluiten
van den Burgemeester van Amsterdam
Vrijdag, 4 Augustus 1944.

De Wethouder voor de Financiën deelt mede,
dat in het besluit van Burgemeester en Wethouders van 6 Januari 1905, No. 468, o.m. is bepaald, dat ten opzichte van elk nummer of, voor zooveel noodig, van elk artikel van een nummer, of onderdeel van dat artikel, voorkomende op de begrooting der gewone uitgaven, zal worden aangegeven, welke afdeeling of welke dienst verantwoordelijk is voor de overschrijding van het bedrag van den post, onder het nummer, artikel of onderdeel daarvan toegestaan,
dat, na genoemd besluit, n.l. bij de wet van 30 December 1909, Staatsblad No. 416, wijziging is gebracht in de bepalingen der Gemeentewet betreffende het geldelijk beheer, door opneming van art. 114 bis (thans 122), dat den Gemeenteraad de bevoegdheid geeft ter zake van met name aangewezen inkomsten en betalingen andere regelen te stellen dan in de artikelen 113 en 114 (thans 120 en 121) der Gemeentewet zijn opgenomen,
dat de Burgemeester, waarnemende de taak van den Gemeenteraad, laatstelijk bij zijn besluit van 7 Januari 1944 No. 5A van die bevoegdheid gebruik heeft gemaakt, o.a. door vaststelling van "Regelen krachtens art. 122 der Gemeentewet voor diverse takken van dienst", waarbij tevens is vastgesteld een staat, waarin zijn vermeld de uitgaven, waarvan de betaling in afwijking van art. 121 der Gemeentewet zal plaats hebben en waarin, voor elk der genoemde uitgaven, een beheerder in den zin van genoemde "Regelen" is aangewezen,
dat in genoemde "Regelen" voorschriften zijn opgenomen betreffende de aansprakelijkheid van beheerders van volgnummers der begrooting van uitgaven waarvan hun het beheer is opgedragen,
dat vorengenoemd besluit van Burgemeester en Wethouders van 6 Januari 1905, No. 468, voor zooveel betreft de volgnummers der begrooting van uitgaven waarvoor een beheerder is aangewezen, derhalve zijn kracht heeft verloren,
dat ten gevolge van nieuwe posten in de begrooting, dan wel verandering in het beheer over bestaande posten, de staat behoorende bij bovengenoemde "Regelen" niet volledig meer is,
dat derhalve thans enkel nog ten aanzien van de volgnummers der begrooting van uitgaven voor 1944 welke niet in den staat, behoorende bij bovengenoemde "Regelen", zijn opgenomen, alsook ten aanzien van posten die wel daarin zijn opgenomen, doch correctie dienen te ondergaan, bepaald behoort te worden, welke afdeeling of dienst verantwoordelijk is voor het bedrag van den post, onder het nummer, artikel of onderdeel daarvan toegestaan,
dat het tevens wenschelijk is geen onzekerheid te laten bestaan omtrent de verantwoordelijkheid voor ontvangst- en uitgaafposten, waarvan het gebruikelijk is ze buiten de begrooting te behandelen, de z.g. "buitenrekeningposten".

Op voorstel van den Wethouder voornoemd, wordt door den Burgemeester besloten tot vaststelling van den aan hem overgelegden staat, aangevende voor zoover noodig, de afdeeling of den dienst, die verantwoordelijk wordt gesteld voor elk nummer en eventueel voor elk artikel of onderdeel daarvan, behoorende tot de begrooting der uitgaven voor het dienstjaar 1944 en van de ontvangsten en uitgaven der z.g. "buitenrekeningposten".

Afschrift van dit besluit, met bijbehoorenden staat, zal worden gegeven aan de afdeeling Financiën (10 stuks), en voorts aan alle overige afdeelingen der Gemeentesecretarie, alsmede aan het Bureau Gemeentesecretaris (5 stuks) en den Gemeente-ontvanger.

Voor eensluidend extract,
de Gemeentesecretaris,
(get.) J. F. FRANKEN

C.S.Stadhuis,
A'dam, 8- '44.
No. 31 Dit document is een ambtelijk besluit betreffende de financiële administratie en verantwoording van de gemeente Amsterdam. De kern van het besluit is het toewijzen van specifieke begrotingsnummers aan specifieke afdelingen of diensten. Hierdoor is bij eventuele budgetoverschrijdingen direct duidelijk welke dienst verantwoordelijk (en aansprakelijk) is.

Opvallend is de juridische onderbouwing: er wordt verwezen naar besluiten uit 1905 en wetswijzigingen uit 1909. Het document dient om de administratieve status-quo te actualiseren naar aanleiding van nieuwe begrotingsposten en wijzigingen in de gemeentelijke organisatie gedurende het jaar 1944. Ook de zogenoemde "buitenrekeningposten" (financiële handelingen die buiten de reguliere begroting om gaan) worden hierin expliciet onder de verantwoordelijkheid van specifieke diensten gebracht om onduidelijkheid te voorkomen. Het document dateert van 4 augustus 1944. Dit is een historisch beladen datum: het is de dag waarop Anne Frank en de overige onderduikers in het Achterhuis werden gearresteerd.

Politiek-bestuurlijk bevindt Amsterdam zich op dat moment in de eindfase van de Duitse bezetting. Sinds 1941 was de gemeenteraad door de bezetter buiten spel gezet en gold het "Leidersbeginsel". De burgemeester (destijds de pro-Duitse Edward Voûte) nam besluiten die voorheen aan de raad toebehoorden. Dit wordt in de tekst expliciet vermeld: "dat de Burgemeester, waarnemende de taak van den Gemeenteraad...".

Ondanks de oorlog en de naderende bevrijding draaide de ambtelijke molen van de stad door. Dit document illustreert de voortzetting van de bureaucratische orde en de nauwgezette financiële controle die de gemeente Amsterdam ook onder bezetting probeerde te handhaven. De notitie "Marktw." duidt erop dat dit specifieke afschrift bedoeld was voor de afdeling Marktwezen, die toezicht hield op de markten in de stad, een cruciale dienst voor de voedselvoorziening in oorlogstijd.